9 dokazanih načina za upravljanje većim brojem projekata odjednom (+3 uobičajena izazova)

Kako osvojiti preopterećenje projekta? Ako želite biti uspješan voditelj projekta, ne možete se usredotočiti na jedan projekt odjednom. Zato je pažljivo da voditelji projekata znaju ključne metode i alate koje mogu koristiti za obradu više projekata odjednom i ispunjavanje svojih rokova.

Arkadiusz Terpiłowski

Suosnivač

Projektni menadžment

27/08/2021

Kako istovremeno upravljati s više projekata?

Tablica sadržaja

Balansiranje više projekata vrlo se razlikuje od upravljanja jednim projektom.

Iako zadatke u projektu obično izvršava isti tim u uskom procesu upravljanja projektima, više projekata često dolazi s konfiguracijama vlastitog tima i voditeljima projekata.

Dakle, kako istovremeno upravljate s nekoliko projekata i držite sve na okupu? Pročitajte ovaj članak da biste saznali.

3 ključna izazova u upravljanju većim brojem projekata

Izazov 1: Kako podijeliti resurse između projekata?

Praćenje vaših resursa temeljni je izazov upravljanja većim brojem projekata. Kada povećate alokaciju jednog projekta, smanjujete dostupnost resursa drugim projektima.  

Tko će raditi na kojem projektu? Kada će obaviti posao? Morate znati odgovor na ova pitanja ili ćete se suočiti s problemima zakazivanja, propuštenim rokovima i manjom profitabilnošću projekta.

Da bi riješili ovaj problem, menadžeri koriste nadzorne ploče koje centraliziraju sve informacije o dostupnosti člana tima kako bi osigurali glatku raspodjelu i izbjegli potezanje konopa između projekata za zaposlenike zvijezda.

Neki od alata koji vam daju bolju vidljivost su:

Dodatne informacije o postupku alokacije resursa možete pronaći u sljedećim člancima:

Osim toga, ako ste zainteresirani za pristup usmjereniji na financije, možete vidjeti i kako se režijski troškovi u projektima preklapaju. O tome smo razgovarali u našem članku o tome kako uključiti režijske troškove u troškove naplativih sati.

2. izazov: Kako upravljati ovisnostima između projekata?

Ponekad je isporuka jednog projekta moguća tek nakon što se prvi isporuči drugi projekt. 

Na primjer, tim za razvoj softvera prvo mora razviti UX / korisničko sučelje mobilne aplikacije prije nego što počne pisati kôd.

Ovisnosti između projekata nisu nimalo slične ovisnostima između projektnih zadataka. U ovom slučaju gledate različite voditelje projekata koji vode projekte. To znači da komunikacija mora biti brza i otvorena, uz redovita ažuriranja statusa i pozive nadoknadu.

Jedno od rješenja koje vam daje širu sliku o ovisnostima o projektima je kalendar portfelja projekata s WBS-om (vidi ovdje)

Treći izazov: Upravljanje ciljevima i rokovima u više projekata

Prirodno je da želite biti sigurni da svaki od projekata koje su realizirali vaši timovi ispunjava svoj cilj i rok. Ali kako to učiniti dok nadzirete više projekata koji se dovršavaju u isto vrijeme?

Ono što vam treba je analitički prikaz svih projekata na najvišoj razini i njihov napredak mjeren u odnosu na ključne točke poput rokova ili ključnih etapa. 

U ovom trenutku ne upravljate projektima na granularnoj razini, već gledate mjerne podatke na visokoj razini kako biste izmjerili kako se njihov završetak uklapa u vaše sveobuhvatne financijske ciljeve. 

Jedan od najvažnijih alata za pravilno mjerenje i kontrolu su:

  • Izvješće o napretku projekta (pogledajte ovdje primjere)
  • Usporedba procjena na visokoj razini i stvarnih vrijednosti
  • Formula ključa za raspodjelu troškova kako biste bili sigurni da su vaši projekti dovoljno profitabilni

Također je vrijedno izmjeriti ETC (Procjena do kraja) na ovoj razini.

Više o ETC-u i kako predvidjeti prijetnje u više projekata možete pronaći u ovom članku: Kako izračunati procjenu za dovršetak (ETC)

Kako upravljati većim brojem projekata odjednom (i ispoštovati rokove)

1. Organizirajte sve svoje projekte na jednom mjestu

Nedostatak vidljivosti u svim projektima vjerojatno je najčešći problem s kojim se IT tvrtke suočavaju. Kako biste trebali znati što se događa u svakom projektu kada žonglirate s nekoliko Excel proračunskih tablica?

Rješenje za to je zadržati sve na jednom mjestu.

Pronađite jedno rješenje u kojem možete planirati i upravljati svim projektima i ljudima koji su im dodijeljeni.

Moći ćete brzo vidjeti sve što je u tijeku i provjeriti status svakog projekta. 

Ako ga kombinirate s financijskim uvidima kao što smo to učinili u Primetricu, također možete provjeriti koliki je dio vašeg proračuna projekt do sada sagorio i usporediti svoje procjene sa stvarnošću na temelju praćenog radnog vremena.

2. Točno dajte prednost radu

Prišla su ti dva klijenta. Oba projekta izgledaju zanimljivo, ali imate dovoljno resursa da ostvarite samo jedan od njih. Koji biste trebali odabrati?

Ima smisla dati prednost poslu koji ima najveći utjecaj na vaš zaključak. Morate znati koje projekte odrediti kao prioritet za svoj tim.

Da biste došli do toga, potreban vam je alat koji će vam pomoći u strateškom davanju prioriteta radu na makro i mikro razinama. 

Nakon što ispravite svoje prioritete, uvijek ćete osigurati da projekti višeg prioriteta imaju puno osoblja prije nego što članove tima dodijelite projektima s nižim prioritetom. To će vam pomoći da izbjegnete sukobe u rasporedu.

3. Pomozite svom timu da se nosi s promjenjivim zahtjevima

U nekim IT tvrtkama ljudi mogu raditi na više od jednog projekta tjedno ili čak dnevno. Morate podržati svoj tim u praćenju ovih promjenjivih prioriteta i preraspodjele.

Ono što vam ovdje treba je pogled iz ptičje perspektive na sve dodjele. Naravno, postavljanje prioriteta je važno, ali i fleksibilnost s dodjelom ako je potrebno. 

Ako pratite rad na više proračunskih tablica, znati na čemu svaka osoba radi u određenom trenutku bit će vrlo izazovno. Kad se prioriteti promijene, nećete imati pojma koliko su ljudi zauzeti, tko se može ponovno zakazati i kako nastaviti pratiti rad stavljen na čekanje.

Rješenje koje djeluje kao središnji izvor istine pomoći će vam u upravljanju više projekata bez brige o promjeni zahtjeva i promjeni prioriteta. Svačiji rad bit će u potpunosti vidljiv, tako da će jedan pogled biti dovoljan da brzo osjetite svoju propusnost.

4. Provjerite radno opterećenje zaposlenika u svim projektima

Još jedan čest problem pri upravljanju više projekata je ne znati koliko (ili koliko malo (rada) svaki član tima ima na svom tanjuru u ovom trenutku i u budućnosti.

Morate imati način da vidite radno opterećenje zaposlenika u svim projektima. Ako to ne učinite, oslanjat ćete se na svoj tim koji će vam reći jesu li njihova radna opterećenja premala ili prevelika. Kako ćete biti ispred problema poput propuštenih rokova, preopterećenih zaposlenika ili nedovoljno iskorištenog talenta?

Da biste to riješili, započnite s upravljanjem svim svojim projektima na jednom mjestu. Vaše rješenje također vam mora pokazati alokacije zaposlenika kako biste mogli jednostavno provjeriti tko je dodijeljen kojem projektu i njegovom datumskom rasponu. Identificiranje prebukiranih zaposlenika ili sukoba vremenske trake projekta bit će mnogo lakše. 

5. Ne zaboravite na svoj portfelj projekata prilikom zakazivanja novog

Dakle, vodit ćete dva projekta u isto vrijeme. Ako ne uspijete planirati unaprijed i njihovi datumi početka nisu koordinirani, riskirate preklapanje zaposlenika, blokiranje rada, pa čak i uvođenje napretka projekta.

Da biste izbjegli taj problem, zakažite nove projekte imajući na umu puni opseg rada vašeg tima. To može biti mjesec, četvrtina ili godina - važno je da ove projekte proširite na vrijeme kako biste izbjegli zakazivanje sukoba ili preplavili svoj tim. 

6. Provjerite imate li sve potrebne podatke (to je ažurno)

To započinje dostupnošću vaših zaposlenika vještinama, iskustvu, satnicama, dopustu za odmor i ugovorima. 

S druge strane, da biste dobro odredili prioritete, također morate znati profitabilnost svakog projekta, kao i rokove. Tako možete odrediti koji je projekt trenutno najvažniji i reagirati u skladu s tim.

7. Ne zaboravite na širu sliku 

Posjedovanje proračunske tablice u redu je sve dok možete brzo pronaći sve potrebne informacije. Ali ako vam je potrebno 20 minuta ili nekoliko sati za prikupljanje podataka, svakako biste trebali pronaći učinkovitiju alternativu. 

Važno je pripaziti na širu sliku. Vaše rješenje trebalo bi vam omogućiti da brzo promijenite perspektivu s ljudi na projekte, zumirate i smanjite, provjerite gdje curi novac i potencijalne prijetnje. Sve je to ključno za brz i učinkovit proces donošenja odluka koji vam ne zadaje glavobolju.

8. Planirajte dugoročno i pojednostavite ga

Ako vodite više projekata i planirate u kratkom roku - recimo 2 tjedna unaprijed - mogli biste biti u velikim problemima. 

Kad razgovaram s menadžerima, čujem ovo mnogo puta:

"Arek, ne znamo koliko će posla biti potrebno u ovom projektu u sljedeća dva mjeseca" ili "Klijent stalno mijenja zahtjeve, pa kako to uopće mogu procijeniti?"

Prestanite cviliti i napravite neke jednostavne pretpostavke na temelju povijesnih podataka i buduće vjerojatnosti vaše suradnje. 

Ako radite u Agile projektima i oni se sastoje od stalnih zahtjeva klijenata (npr. na tjednoj bazi), samo pretpostavimo koliko će vam FTE-a vaših ljudi možda trebati u budućnosti i rezervirajte. Zahvaljujući tome, možete bolje razumjeti provizorno radno opterećenje.

Ako ne znate koliko će projekt trajati, samo se zapitajte: 

  • Je li moguće da će završiti u sljedećih mjesec dana? Ili možda za dva mjeseca? 
  • Koliko smo mjeseci potpisali ugovor s klijentom i koji je otkazni rok?
  • Koje je prosječno potrebno radno opterećenje iz prethodnih razdoblja? Kako izgledaju moji zaostaci? 

Ne bojte se postavljati si ova pitanja i pretpostavljati. S vremenom će biti sve bolji i bolji. Zahvaljujući softveru kao što je Primetric, također se možete vratiti povijesnim podacima nakon nekoliko mjeseci i na temelju toga poboljšati svoje buduće procjene.

9. Ne zaboravite na provizorne projekte

Samo zato što je projekt provizoran ne znači da ne bi trebao postati dio vašeg procesa planiranja. Ove rane dodjele i rezervacije pomoći će vam da izbjegnete preklapanje rezervacija kasnije kada jedan projekt hitno zahtijeva pažnju jednog od vaših stručnjaka.

Planiranje resursa za više projekata

Kada vodite nekoliko projekata odjednom, planiranje resursa može biti nezgodno. Morate shvatiti koliko je resursa potrebno za svaki projekt, a zatim se uvjeriti da su ti resursi dostupni točno kada su potrebni.

Kako se to uspoređuje s planiranjem resursa za jedan projekt?

Umjesto jednog tima, morat ćete znati kako izgleda kapacitet u cijeloj tvrtki i vidjeti ovisnosti između korištenja resursa u različitim projektima.

U nastavku predlažem nekoliko alata koji mogu pomoći u tome.

Izvješće o napretku projekata

Softver za planiranje resursa kao što je Primetric pruža detaljna izvješća koja prikazuju napredak vašeg projekta zajedno s korištenjem vaših zaposlenika na temelju zabilježenog radnog vremena. 

Zahvaljujući takvim izvješćima nikada nećete izgubiti pojam o napretku svojih projekata.

Kalendar projekta s radnim opterećenjem zaposlenika

Takav kalendar služi kao jedan izvor istine za sve, od prodaje i PM -a / isporuke financijskom timu i rukovoditeljima. Jedan pogled dovoljan je da znate što se događa u vašim projektima, koji će zaposlenici uskoro biti dostupni, tko je prebukiran i koja slobodna radna mjesta trebate uskoro popuniti.

Izvješća o korištenju resursa

Umjesto nasumičnog dodjeljivanja resursa, razmislite o profitabilnosti projekta i dajte prednost projektima na temelju utjecaja. Rješenje koje isporučuje izvješća o korištenju resursa pomoći će vam da izbjegnete nedovoljnu ili prekomjernu dodjelu prije početka projekta i zadržite stopu iskorištenosti pod kontrolom.

Zumiranje / smanjivanje

Još jedna pogodnost softvera koja uključuje kalendar je da je podijeljen na ljude i projekte. Možete ga povećavati i smanjivati po danima, tjednima ili mjesecima kako biste vidjeli kapacitet pojedinih zaposlenika (da biste provjerili tko je preopterećen poslom ili tko je na klupi).

Prilagođena izvješća

Softversko rješenje s ugrađenim financijskim izvješćima vrlo je korisno u predviđanju stopa realizacije projekta, dostupnosti resursa ili broja slobodnih radnih mjesta u sljedećih nekoliko mjeseci. Jednostavna vizualizacija podataka ključna je za donošenje odluka na temelju podataka.

Nadzorne ploče

Neka softverska rješenja uključuju praćenje vremena, idealno s vrijednim nadzornim pločama koje prikazuju prediktivne vremenske tablice. Pomoću njih možete vidjeti zadatke na kojima bi ljudi u određenom projektu trebali raditi. Što je najvažnije, mogu prikazati troškove i prihode koje ostvaruje svaki član tima - po projektu, klijentu ili unutar određenog datumskog raspona.

Zamotaj

Upravljanje višestrukim projektima je škakljivo, ali pravo softversko rješenje može ga znatno olakšati zahvaljujući svim uvidima i pristupu podacima u stvarnom vremenu. 

Zavrtite Primetric - mogu jamčiti da se više nikada nećete prebaciti na proračunske tablice.

Arkadiusz Terpiłowski

Suosnivač

Arkadiusz je voditelj rasta i suosnivač u Primetricu. Prije toga, Arkadiusz je bio na čelu vlastite tvrtke za razvoj softvera gdje je nadgledao poslovanje. Veliki entuzijast poboljšanja procesa, njegova osobna misija je učiniti softverske tvrtke profitabilnijima i učinkovitijima na putu prema rastu.

Povezani postovi na blogu

Tako je jednostavno početi, zašto čekati? 

Ne ograničavajte svoje poslovanje dugotrajnim
Proračunske tablice. Budite pametni, radite pametnije.

Prijavi se
Rezerviranje demonstracije