.JPG)
1. Prekomplicirana plaćanja = dodatni troškovi
Mnoge tvrtke, osobito male, obično mijenjaju cijenu radnog vremena tijekom cijelog projekta; što je više sati, to je niža njihova cijena. Drugi imaju tendenciju kombinirati vrijeme i materijal s projektima fiksnih cijena u naseljima za jedan projekt. Međutim, takav pristup proračunu projekata može biti vrlo neprofitabilan - a možda ni ne znate za njega!
Što je struktura jednostavnija, to su financije bolje
Iako snižavanje cijene kako projekt ide može biti primamljivo za kupca, za pružatelja usluga može se brzo pretvoriti u katastrofu. Takva promjenjiva cijena:
- vrlo je teško predvidjeti troškove projekta,
- temeljni je uzrok svih vrsta pogrešaka u konačnim fakturama i može biti razlog gubitka povjerenja u odnos tvrtke i kupca,
- čini svaki radni sat manje profitabilnim,
- generira tisuće dolara dodatnih troškova samo izračunavanja vrijednosti,
- čini vaše procese neočivima; s njima vaša tvrtka jednostavno ne može rasti.
Drugim riječima: prekomjerno komplicirana plaćanja mogu privući kupce, ali također mogu uništiti proračun vaše tvrtke!
Kako pojednostaviti financije?
70% posto naših kupaca pojednostavljuje svoju financijsku strukturu kako rastu - a rastu još brže s vrlo osnovnim procesima. To nije slučajno: to je jednostavno najbolji odgovor na sve troškove koje stvaraju pretjerano komplicirani procesi.
Najveće tvrtke s kojima surađujemo imaju samo tri financijske vrste projekata:
- fiksna cijena,
- vrijeme i materijal,
- držači.
Kao rezultat toga, usavršili su svoje financijsko praćenje i postali sposobni pratiti svaki novčić bez trošenja tisuća dolara na besmislene izračune.
2. Prodaja projekata s fiksnom cijenom = pad profitabilnosti
Ali što ako su neke vrste financija u projektima rizičnije od drugih?
To je zapravo istina za projekte s fiksnim cijenama. Iako su definitivno povoljni za kupce, za tvrtke za IT usluge možda će ih biti teško biti profitabilno - posebno u duljoj perspektivi. Na primjer, neki od naših kupaca bili su iznenađeni kad su otkrili da su njihovi FP projekti generirali gubitak od 4%!
Zašto se projekti s fiksnom cijenom mogu pokazati neprofitabilnima?
Malo je razloga za to:
- njihove se profitne marže mijenjaju s inflacijom tijekom godina,
- često stvaraju dodatne troškove koji su uključeni u opseg projekta, ali ne i u proračun,
- morali su biti dovršeni bez obzira na troškove, osim ako u ugovoru nije drugačije navedeno.
Ukratko, oni nisu dovoljno fleksibilni da bi bili u korak s promjenama u okolišu.
Koji su projekti s fiksnom cijenom najprofitabilniji?
Ne treba demonizirati sve projekte fiksnih cijena - neki od njih mogu se pokazati i vrlo uspješnima.
Takozvani brzi popravci ili mali projekti temeljeni na proizvodima često su neki od najprofitabilnijih. Budući da su to općenito kratkoročni pothvati, njihov opseg posla može se točno procijeniti i cijeniti, dajući tvrtkama priliku da ostvare ogromnu dobit.
Neki od dugoročnih projekata s fiksnom cijenom također mogu biti profitabilni, pod uvjetom da vaša tvrtka ima iskustva u njihovom dovršavanju. Takozvani sijedi projekt (ili jednostavno projekti koje je vaše poslovanje uspješno isporučilo nebrojeno puta) može se točno procijeniti i provesti na predvidljiv način, postajući pouzdan izvor dobiti.
3. Neuspješno uključivanje slobodnih vremena u projektne planove = neizbježna kašnjenja
U nekim slučajevima usporedba planiranih i stvarnih margina projekta može biti teško iskustvo. Ali zašto?
Prema našem iskustvu, nerealni planovi su obično krivi. Brojne tvrtke planiraju svoje ljude 160 sati mjesečno, bez obzira na njihovu stvarnu dostupnost na koju uvelike utječu slobodni dani, bolovanja i druge odgovornosti. Kao rezultat toga, troškovi rada i dodatna izdvajanja rastu, kao i kašnjenja, uzimajući danak u proračunima projekta.
Važno je napomenuti da ne govorimo i o malim financijskim razlikama; u nekim slučajevima , tvrtke su doživjele pad marži od 25%, učinkovito izgubivši četvrtinu svoje dobiti.
Kako mogu svoje planove i margine učiniti realističnijima?
Da biste projektu dodijelili prave ljude, morate izračunati stvarni kapacitet (maksimalni raspoloživi broj sati koje zaposlenik može provesti radeći u određenom razdoblju) stručnjaka kojeg želite dodijeliti i usporediti ga s njihovim korištenjem ili vremenom koje je već sigurno potrošiti na druge odgovornosti. Razlika između dviju vrijednosti pružit će vam informacije o broju dostupnih sati koje zaposlenik može provesti u vašem projektu.
Alternativno, ne morate ručno izračunavati te vrijednosti. Neki alati za planiranje kapaciteta, uključujući Primetric, koriste planove i informacije o slobodnom vremenu kako bi izračunali dostupnost svih zaposlenika i pružili menadžerima to kada traže prave ljude za posao.
4. Pretjerano optimistična dodjela sredstava = kašnjenja i dodatni troškovi
Prema našem iskustvu, mnoge tvrtke odlučuju koristiti približne podatke o broju sati potrebnih za dovršetak zadatka, kao i o njihovoj cijeni. Međutim, ovaj se pristup rijetko isplati.
Zamislimo menadžera koji želi dodijeliti stručnjaka vrlo jednostavnom projektu. Međutim, nije pogledao ni kalendar ni proračun i, na temelju svog iskustva, pretpostavio je da je prosječna satnica za takvog programera 30 dolara. Također je iskoristio svoje prošle projekte kako bi procijenio da će ova operacija trajati 100 sati.
Na temelju podataka, projekt bi koštao 3000 dolara. Zadovoljni rezultatom, zamolili su kupca da plati 5000 USD za operaciju, a ostalo im je 66% marže.
Međutim, kada je menadžer trebao službeno zakazati projekt, primijetio je da programeri sa satnicom ispod 30 USD jednostavno nisu dostupni. Kao rezultat toga, morao se zadovoljiti skupljim zaposlenikom, što je koštalo 40 dolara po satu.
Da stvar bude gora, programer je otkrio da neće moći dovršiti projekt u samo 100 sati - potrebno mu je najmanje 120 sati. Stoga su se troškovi projekta iznenada povećali na 4800 USD, ostavljajući pretjerano optimističnog menadžera sa samo 200 USD dobiti; dovoljno da obriše suze.
Kako rasporediti ljude i troškove i ne pogriješiti?
Postoji samo jedan način da se izbjegnu problemi koje menadžer iz gornje priče ima u svom radu: radi na stvarnim podacima umjesto na pretpostavkama i željama.
Prilikom planiranja projekta - ili čak stjecanja jednog na prvom mjestu! - provjerite dostupnost svojih ljudi i upotrijebite te podatke da biste ih dodijelili. Učinite isto za njihove plaće ili plaće kako biste dovršili proračun. Tek tada ćete izbjeći uništavanje profitnih marži!
5. Nepravilno praćenje vremena = razni troškovi
Prije nekoliko godina postojala je tvrtka koja je željela pratiti vrijeme i koristiti informacije za izračunavanje troškova rada. Međutim, odlučili su da će njihovi zaposlenici pratiti samo 7 sati dnevno, umjesto 7, jer ionako dio vremena gube na pauze i organizacijske zadatke.
Međutim, kada je došlo vrijeme za zbrajanje financija tvrtke, pokazalo se da je oko pola milijuna dolara potrošeno na nepoznate aktivnosti, jer su nepraćeni sati i dalje stvarali troškove.
I ne bi volio biti taj koji će izgubiti pola milijuna dolara, zar ne?
Kako pravilno pratiti vrijeme i kombinirati ga s financijama?
Postoji nekoliko koraka koje morate poduzeti da biste to učinili.
Prvo dodijelite satnicu svim zaposlenicima. Ako imaju mjesečnu plaću, izračunajte njihovu satnicu na temelju broja sati koje provode radeći.
Zatim uvedite postupak praćenja vremena u svoju tvrtku. Ne zaboravite educirati zaposlenike o njegovoj važnosti - mnogi od njih će to smatrati birokracijom i odbiti sudjelovati u procesu. Pokažite im da će njihovo vrijeme imati izravan utjecaj na račune!
Da biste tome dodali, pojednostavite praćenje vremena što je više moguće. Ne tjerajte svoje zaposlenike da previše detaljno prate svoje vrijeme ili u dva alata u isto vrijeme! To će samo povećati njihov otpor.
Na kraju, ali ne i najmanje važno, nemojte se bojati provoditi praćenje vremena među svojim zaposlenicima. Ako je potrebno, povežite praćene sate s njihovim plaćama ili isprobajte neke druge ideje koje mogu pomoći vašoj tvrtki koja je bila uspješna u poslovanju naših kupaca.
6. Nema povijesnih podataka = nema dobiti
Zamislite da imate projekt držača koji bi trebao trajati 10 sati mjesečno i, bez obzira na trud, kupac će platiti istu cijenu. Međutim, kada pogledate vrijeme praćeno u projektu u posljednjih nekoliko mjeseci, otkrijete da je dovršetak trebalo samo 6 sati. Drugim riječima, vaš je poslodavac mogao obaviti 4 sata više naplativog posla, a vi jednostavno niste znali za to. Sigurno ne biste bili sretni zbog takvog preokreta, zar ne?
A što ako se to dogodi u desecima različitih projekata?
Pod pretpostavkom da omjer stvarnog radnog vremena i planiranog radnog vremena ostane isti, tvrtka će izgubiti 40% vremena svojih zaposlenika i propustit će priliku za stjecanje više projekata koji bi mogli generirati dobit.
Kako iskoristiti slobodno vrijeme za generiranje dobiti?
Prvo, morate znati koliko sati možete koristiti za generiranje dodatne dobiti.
Da biste to učinili, vaš tim mora pratiti vrijeme svaki dan i obratiti pozornost na količinu vremena koju provode na svakom od dodijeljenih zadataka. Zatim možete početi tražiti neke slobodne sate u njihovim vremenskim tablicama kako biste odredili koji projekti traju manje vremena nego što je prethodno procijenjeno.
Zatim možete koristiti podatke za:
- izraditi točnije planove za projekte kojima već upravljate i optimizirati njihove troškove dodjeljujući im manje sati,
- procijeniti broj sati koje bi vaši zaposlenici mogli provesti radeći na drugim projektima,
- stjecanje ili proširenje projekata koji zahtijevaju njihove vještine i korištenje vremena stručnjaka za ostvarivanje dobiti u takvim projektima umjesto da ih troše na besposadna dodijeljena sredstva.
7. Želite li još bolje upravljati svojim profitnim maržama?
Odlično - došli ste na pravo mjesto!
Posjetite naš blog kako biste također pročitali o:
- financijska analiza projekta,
- poboljšanje financijskih rezultata u IT tvrtki,
- metode izbjegavanja prekoračenja troškova,
- raspodjela troškova koja će vam pomoći da poboljšate svoje procese upravljanja financijama,
ili, ako već znate da vam je potrebna pomoć u izračunavanju vaše dobiti, rezervirajte demo s našim savjetnicima ili započnite probnu verziju s Primetricom!
