.JPG)
Czym jest plan realizacji projektu?
Plan realizacji projektu to kompleksowy dokument, który określa strategię, podejście i konkretne działania, które należy podjąć w fazie realizacji projektu. Służy jako mapa drogowa lub przewodnik dla zespołu projektowego, który określa kluczowe specyfikacje operacyjne i jakościowe, w tym:
- cele projektu (zazwyczaj jako deklaracja celu),
- cel projektu,
- liderów projektów, interesariuszy projektów i zespołów projektowych,
- oczekiwane rezultaty,
- zarys cyklu życia projektu,
- szczegóły działania projektu.
Co powinien zawierać skuteczny plan realizacji projektu?
Plan realizacji projektu w branży IT zazwyczaj obejmuje następujące kluczowe elementy:
- Zakres projektu Określenie celów, rezultatów i granic projektu, zapewniające jasne zrozumienie tego, co zostanie osiągnięte.
- Struktura podziału pracy (WBS), dzieląca etap projektu na mniejsze, możliwe do zarządzania zadania lub działania projektowe, ustanawiająca hierarchiczną strukturę, która pokazuje, w jaki sposób praca zostanie zorganizowana i wykonana.
- Harmonogram projektu Harmonogram projektu i kamienie milowe określają daty rozpoczęcia i zakończenia każdego zadania lub działania oraz identyfikują istotne kamienie milowe projektu lub punkty kontrolne kluczowe dla dobrego planu realizacji projektu.
- Planowanie zasobówPrzypisywanie pracowników do projektu, jego etapów i poszczególnych zadań.
- Zarządzanie ryzykiem: Kluczowa część planu realizacji projektu, która identyfikuje potencjalne zagrożenia i niepewności związane z projektem oraz nakreśla strategie łagodzenia lub skutecznego reagowania na te zagrożenia.
- Zarządzanie jakością: Określa standardy jakości i procesy, które będą stosowane w celu zapewnienia, że produkty projektu spełniają lub przekraczają określone wymagania.
- Zarządzanie zmianami: Ustanawia procedury i protokoły zarządzania zmianami zakresu projektu, harmonogramu, zasobów lub innych aspektów, zapewniając, że wszelkie modyfikacje są odpowiednio oceniane, zatwierdzane i wdrażane.
- Mechanizmy monitorowania i kontroli: Opisuje, w jaki sposób status projektu, wydajność i zgodność z planem będą monitorowane, mierzone i kontrolowane, umożliwiając terminowe dostosowanie i działania naprawcze, gdy kierownicy projektu uznają to za konieczne.
Jak stworzyć plan realizacji projektu? Przewodnik krok po kroku
Krok 1: Określenie celów projektu
Przed rozpoczęciem rozwoju nowego oprogramowania należy wybrać tytuł projektu i oddelegować kierownika projektu odpowiedzialnego za jego realizację.
Następnie należy jasno określić i udokumentować cele projektu, pożądane wyniki i kryteria sukcesu, które muszą zostać spełnione, aby klient był w pełni usatysfakcjonowany - innymi słowy, należy określić, co oznacza "udany projekt" dla jego kluczowych uczestników. Bez tego projekt będzie podatny na rozszerzanie zakresu lub przypadkową zmianę wymagań w trakcie jego trwania.
Krok 2: Studium wykonalności dla planu realizacji projektu
Ocena wykonalności planu realizacji projektu poprzez ocenę jego wykonalności technicznej, ekonomicznej, operacyjnej i harmonogramowej. Analiza ta pomaga kierownikowi projektu określić, czy realizacja projektu jest możliwa i zapewnia wgląd w potencjalne zagrożenia i ograniczenia związane z jego celami biznesowymi. Innymi słowy: sprawdź, czy Twoja firma naprawdę ma to, czego potrzeba, aby pomyślnie zrealizować projekt .
Ale jak to zrobić, nie poświęcając zbyt wiele czasu i skupiając się bardziej na samej realizacji projektu? Wyjaśniliśmy to w naszym artykule na temat przygotowania oferty w mniej niż 15 minut.
Krok 3: Identyfikacja kluczowych interesariuszy
Zidentyfikuj wszystkie osoby, grupy lub organizacje, które są zainteresowane projektem lub będą miały na niego wpływ. Może to obejmować interesariuszy, sponsorów projektu lub kierownika projektu. Jeśli to możliwe, wybierz jednego mistrza produktu po stronie klienta, który będzie nadzorował plan realizacji projektu. Będzie to jego przedstawiciel odpowiedzialny za podejmowanie krytycznych decyzji i komunikację z zespołem przez cały czas trwania projektu.
Krok 4: Określenie zakresu projektu
Nadszedł czas, aby liderzy projektów przygotowali ostateczny zarys projektu, znany również jako zakres projektu - krytyczny dla wszystkich planów realizacji projektu.
Dokument ten powinien jasno definiować granice i zakres projektu, określając, co jest uwzględnione, a co wykluczone, zapewniając wspólne zrozumienie wśród członków zespołu i interesariuszy. Innymi słowy, powinien to być dokument regulujący kluczowe działania.
W tym artykule wyjaśniliśmy, jak utworzyć taki zakres projektu.
Krok 5: Struktura podziału pracy
Podziel projekt na mniejsze zadania przy użyciu struktury hierarchicznej. Zacznij od głównych rezultatów projektu i podziel je na podzadania, aż praca będzie wystarczająco szczegółowa, aby skutecznie zaplanować i wykonać pracę zespołu lub każde zadanie projektowe. Jeśli chcesz uzyskać ogólny przegląd projektu, zalecamy podzielenie go na etapy kończące się ważnymi kamieniami milowymi, aby stworzyć bardziej ogólne plany zespołu.
Krok 6: Harmonogram projektu
Ustalenie harmonogramu projektu poprzez określenie zależności zadań, oszacowanie czasu trwania i sekwencjonowanie działań. Użyj oprogramowania do zarządzania projektami - takiego jak Primetric - lub narzędzi do wizualnego przedstawienia niezbędnych elementów harmonogramu, w tym dat rozpoczęcia i zakończenia, kamieni milowych i analizy ścieżki krytycznej.
Krok 7: Alokacja zasobów
Zidentyfikuj umiejętności i dostępność pracowników, które będą potrzebne do wykonania każdego zadania lub działania w planie realizacji projektu i wybierz właściciela zadania. Upewnij się, że masz niezbędne zasoby do pracy i że ich dostępna pojemność będzie wystarczająca, aby zaspokoić potrzeby nowego projektu w momencie jego przewidywanego rozpoczęcia. Zrób to przed przypisaniem ludzi do ich zadań - w przeciwnym razie twoje operacje będą podatne na konflikty harmonogramów!
Krok 8: Ograniczanie ryzyka
Przeprowadzenie dokładnej oceny ryzyka w celu zidentyfikowania potencjalnych zagrożeń, niepewności i przeszkód, które mogą mieć wpływ na powodzenie projektu. Upewnij się, że plany realizacji projektu spełniają wszystkie wymagania umowne i że posiadasz zasoby wymagane do jego powodzenia. Sprawdź, czy deklaracje celów są zgodne z obowiązkami przypisanymi na wykresach Gantta w poprzednim kroku i terminami realizacji ustalonymi dla danych projektów. Opracuj strategie łagodzenia, minimalizowania lub reagowania na każde ryzyko, zapewniając proaktywne zarządzanie ryzykiem przez cały cykl życia projektu.
Krok 9: Monitorowanie i raportowanie
Określenie, w jaki sposób postępy projektu, jego wydajność i zgodność z planem będą monitorowane i kontrolowane. Należy zdefiniować kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), ustanowić mechanizmy raportowania i skonfigurować regularne przeglądy projektu w celu oceny postępów i wprowadzenia niezbędnych korekt. Innymi słowy, należy określić, czym jest udany projekt w danym przypadku.
Krok 10: Dopracowanie planu realizacji projektu
Przegląd i dopracowanie planu realizacji projektu: Uzyskanie informacji zwrotnych od odpowiednich interesariuszy, członków zespołu projektowego i ekspertów merytorycznych. Przejrzyj plan realizacji projektu pod kątem kompletności, jasności i wykonalności. Uwzględnienie wszelkich informacji zwrotnych lub sugestii i odpowiednie dopracowanie planu.
Szablon i przykład planu realizacji projektu
Podążanie za tymi krokami może być trudne, jeśli nie masz odpowiednich narzędzi - lub jeśli nie masz pod ręką szablonu planu realizacji projektu.
Na szczęście teraz je masz!
Pobierz nasz szablon planu realizacji projektu oparty na rzeczywistych scenariuszach i wykorzystaj go do udoskonalenia własnych działań - niezależnie od ich rodzaju.
Czy mogę przyspieszyć tworzenie planu wykonania?
Jak widać z listy dla planu realizacji projektu, większości jego kroków nie da się odtworzyć w Excelu - a przynajmniej byłoby to bardzo czasochłonne. Nawet szablon planu realizacji projektu może nie być wystarczający dla dużego projektu. Dlatego wiodące firmy świadczące usługi IT prowadzą cały projekt w jednym narzędziu - takim jak Primetric.
Co Primetric może dla mnie zrobić?
Primetric to kompleksowe narzędzie do zarządzania portfelem projektów, które może pomóc w utrzymaniu kontroli nad projektem od początku do końca za pomocą interaktywnego planu realizacji projektu. Za pomocą tego narzędzia można
- oszacować czas potrzebny na ukończenie projektu,
- zweryfikować, czy firma posiada dostępne zasoby odpowiadające projektowi i jego budżetowi,
- zdefiniować zakres projektu,
- stworzyć harmonogram projektu i przydzielić do niego zasoby,
- monitorować postępy projektu, a także wydajność całej firmy,
- podejmować decyzje w oparciu o dane na podstawie informacji aktualizowanych w czasie rzeczywistym i automatycznie przekształcać je w raporty.
Chcesz zobaczyć, jak ten system pomoże Ci z planem realizacji projektu? Zarezerwuj demo z naszymi doradcami - pokażemy Ci jak to zrobić!
Chcesz dowiedzieć się więcej o zarządzaniu projektami i ich realizacji?
Jesteśmy tu dla Ciebie!
Przygotowaliśmy niezliczoną ilość artykułów dotyczących zarówno realizacji projektów, jak i zarządzania nimi. Polecamy zacząć od treści na temat:
- plan wykorzystania zasobów, którego można użyć do znalezienia odpowiednich zasobów dla swoich operacji,
- Obliczanie odchyleń harmonogramu i zapewnienie, że projekt jest na właściwej drodze,
- wykorzystanie prognozowania zasobów do przewidywania przyszłości operacji,
- krytyczne czynniki sukcesu projektu, które należy uwzględnić podczas planowania,
Lub, jeśli już wiesz, że będziesz potrzebować oprogramowania do planowania projektów, aby odnieść sukces, po prostu zarezerwuj demo z jednym z naszych doradców i przekonaj się, czy Primetric jest właściwym wyborem dla Ciebie!
