How Resource Management Software Helps to Avoid the 8 Most Common PM Pains

Wenn Sie ein kleines Unternehmen leiten, haben Sie wahrscheinlich (noch!) nicht alle Probleme erlebt, die im großen Maßstab auftauchen. 

Und wenn Sie einen größeren Betrieb führen, kennen Sie wahrscheinlich alle Probleme, die ich in diesem Artikel erwähnen werde. 

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie die richtige Lösung Ihnen helfen kann, diese häufigen PM-Probleme zu lösen und welche Funktionen Sie bei der Suche nach einer Managementsoftware für Ihr Unternehmen berücksichtigen sollten. 

Was ist Ressourcenmanagement?

Ressourcenmanagement ist der Prozess der Planung, Terminierung und Zuweisung von Ressourcen auf die effizienteste Art und Weise. 

Sie wissen wahrscheinlich, dass das Ressourcenmanagement keine einmalige Aufgabe ist, die nur zu Beginn des Projekts erledigt wird. Es ist etwas, mit dem Sie sich von Anfang an bis zum Ende des Projekts beschäftigen. 

Letztlich geht es beim Ressourcenmanagement darum, alle Ziele auf der Ebene der einzelnen Aufgaben, Projekte und des gesamten Unternehmens zu erreichen. Es geht darum, sie mit der größtmöglichen Ressourceneffizienz zu erreichen.

Warum sollten Sie Ihre Zeit in das Ressourcenmanagement investieren?

• It provides you with an overview of everyone and everything involved in your project – this type of knowledge is critical when you’re booking new projects, negotiating with clients, or planning the next quarters. Without it, you’re running the risk of schedule conflict and scrambling at the last minute to hire new talent (and we all know how time-consuming that is).
• It enables creating a resource utilization plan – another great advantage of resource management is that it allows you to control the amount of work your people have on their plates. Underutilizing and overutilizing your resources both have dire consequences. In the former, your developers get bored and might start looking for another job. In the latter, they’re overwhelmed with work and have no energy left to be innovative. By having a clear idea about employee utilization rate, you can avoid these problems and enjoy your high retention rate at your company.

• Es macht den Planungs- und Verwaltungsprozess transparenter - dieser Vorteil ist besonders wichtig für Unternehmen, die ein Team von Projektmanagern haben. Sie möchten nicht in eine Situation geraten, in der ein Projekt fast ausgebucht ist und Ihre wichtigste Ressource plötzlich einer anderen Aufgabe zugewiesen wird. Eine intransparente Ressourcenzuweisung und -planung führt zu Missverständnissen zwischen den Projektleitern und zu einer allgemeinen Frustration im gesamten Team.
• It helps you see problems before they start – a good resource planning solution will give you plenty of insights to anticipate problems before they snowball into massive issues. For example, if you notice that senior backend developers are constantly overutilized in your project, you will know who to recruit next and offload them.
• It gives you control over the project – you know who is assigned to the project, how long it will take them to complete project milestones, and their next steps.

Verschiedene Arten der Ressourcenverwaltung

Ressourcendisposition

Resource or project scheduling is about making sure that you have the right capacity available for projects. It means that no employee is double-booked, or your PM forgets that your DevOps engineer is on vacation this week. 

A good project scheduling software helps you avoid problems like double bookings and properly manage talents and figure out the expectations of your people to increase your retention rate. 

Ressourcenplanung

Resource planning doesn’t only consider the current projects but the future. It’s about getting the right resources for the right project at the right time. 

Dank einer Ressourcenplanungslösung können Sie Projekte planen und Mitarbeiter Monate im Voraus zuweisen. Diese Art von Wissen ist von unschätzbarem Wert, wenn Sie mit neuen Kunden verhandeln. 

Erfahren Sie hier mehr: Ressourcenplanung im Projektmanagement: Warum lohnt es sich, dies (richtig) zu tun?

Verwaltung der Ressourcen

In diesem Bereich geht es um die Zuweisung von Ressourcen und die Überwachung ihrer Nutzungsrate. Sie wenden hier auch Praktiken wie Ressourcenausgleich und Ressourcenglättung an. Die langfristige Planung und das strategische Management Ihres Produktportfolios fallen ebenfalls in diesen Bereich des Ressourcenmanagements.

8 häufige Probleme bei der Ressourcenverwaltung (und wie man sie löst)

1. Fehlende Rechenschaftspflicht

Eines der häufigsten Probleme, mit denen IT-Dienstleister konfrontiert sind, besteht darin, dass die Projektleiter für die Mitarbeiter, denen sie ein Projekt zuweisen, verantwortlich sind. 

Verfolgen sie ihre Auslastung? Kennen die Manager die verfügbare Kapazität jedes Teammitglieds? Sind sie für die Verwaltung ihrer Talente verantwortlich? 

Sie können dieses Problem leicht lösen, indem Sie ein System einführen, das transparente Informationen über jeden Mitarbeiter liefert. Auf diese Weise können Sie Ihre PM-Abteilung organisieren und eine Kultur entwickeln, die die Eigenverantwortung der Projektmanager fördert. 

2. Keine Talententwicklung oder Managementfähigkeiten

Viele IT-Unternehmen haben einfach keine Managementfähigkeiten, wenn es darum geht, Menschen bei ihrer beruflichen Entwicklung zu unterstützen. 

Verfügen Sie über ein System, mit dem Ihre Mitarbeiter mitteilen können, woran sie interessiert sind? Wissen Sie, welche Fähigkeiten sie ausbauen wollen? 

Werkzeuge zur Ressourcenzuweisung helfen auch bei der Förderung der Mitarbeiterentwicklung. Sie können einem Mitarbeiterprofil Informationen hinzufügen und die gesamte Geschichte der Erfahrung und Entwicklung eines Mitarbeiters hinzufügen. Diese Informationen sind immer dann nützlich, wenn Sie ihnen ein neues Projekt zuweisen und sie gebunden sind. 

Das Profil kann auch ihre Fähigkeiten und Entwicklungsziele enthalten. Auf diese Weise können Sie verfolgen, wie sie sich entwickeln, und Ihre Bindungsquote erhöhen, indem Sie sicherstellen, dass sie dem Projekt zugewiesen werden, das ihren Interessen und Karrierezielen am besten entspricht.

3. Mangelnde Abstimmung zwischen Mitarbeitern und Unternehmensstrategie

Können Sie mit 100-prozentiger Sicherheit sagen, ob Ihre Belegschaft mit Ihrer Unternehmensstrategie übereinstimmt? Wenn nicht, bereiten Sie sich auf Probleme vor. 

Auch hier können Tools für die Ressourcenzuweisung eine große Hilfe sein. Wenn Sie wissen, welche Talente Ihr Unternehmen braucht, um zu wachsen, kann Ihre Personalabteilung ein Empfehlungssystem für Ihre Mitarbeiter erstellen. Dadurch wird auch Ihr Einstellungsprozess transparenter. 

4. Mangelnde Kohärenz bei der Ausführung

Wahrscheinlich verfügen Sie bereits über einige Kernprozesse, wie die Personalplanung. Aber wie gut sind Sie bei der Ausführung dieser Prozesse? Wie messen Sie Ihren Erfolg? 

A good project management solution gives you a source of historical data you can dig into to check how your plans compare to reality. You can also get all the insights coming from projects in the past and check how many hours that given task or milestone took to deliver. 

Ein Ressourcenmanagement-Tool zeigt Ihnen, wie die verschiedenen Hard- und Soft Skills in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden. Sie könnten zum Beispiel feststellen, dass 50 % der Ressourcen aufgrund ihrer Schlüsselkompetenzen ständig eingesetzt werden. Diese Mitarbeiter werden eher überfordert sein. Sie können eingreifen und sie vor dem Ausbrennen bewahren. 

5. Keine Analysetools vorhanden

Ressourcenmanagement ist wie jedes andere Projekt auch. Sie verfolgen Ihre Personal- und Finanzziele, warum also nicht auch das Ressourcenmanagement?

In Wirklichkeit müssen Sie alle wichtigen Kennzahlen wie Auslastungsrate, verfügbare Kapazität und andere im Auge behalten. 

Es ist klug, die Effektivität Ihrer Talentmanagement-Programme zu messen oder wie viel Arbeit die Mitarbeiter im Verhältnis zu ihren Fähigkeiten haben. Dies sind alles wichtige Messgrößen, die Ihnen zeigen, ob die Dinge in die richtige Richtung gehen und Sie in Fähigkeiten investieren, die Ihnen den größten ROI bringen.

6. Kein Überblick über Ihr Projektportfolio aus der Vogelperspektive

Mit dieser Art von Software erhalten Sie auch einen umfassenden Überblick über alle Vorgänge in Ihrem Projektportfolio. Das Gute daran ist, dass Sie damit langfristig planen können. 

Und diese Art der Planung ist der Schlüssel für IT-Unternehmen, die mehr Kontrolle über ihr Schicksal gewinnen wollen.

7. Missverständnisse bei der Kommunikation

Wer eine Software für das Ressourcenmanagement einsetzt, muss sich nicht mehr mit Problemen wie Doppelbuchungen oder Kommunikationsproblemen zwischen PMs über vorläufige Projekte herumschlagen. Ihr Unternehmen wird in der Lage sein, dynamischere Szenarien zu unterstützen.

8. Fehlende Vorhersagemöglichkeiten

Mit einer Lösung für die Ressourcenverwaltung können Sie alle Ihre Daten an einem Ort aufbewahren. Das verschafft Ihnen eine Fülle von Einblicken und hilft Ihnen, die Zukunft zu prognostizieren. 

Sie wissen, welches Teammitglied an welchem Projekt arbeiten wird und wie lange. Wenn Sie alle diese Informationen formalisiert und an einem Ort haben, können Sie Ihre verfügbare Kapazität im nächsten Monat genau einschätzen und schnell neue Mitarbeiter an Bord holen, wenn neue Projekte an Ihre Tür klopfen. 

Buchen Sie eine Demo mit mir, um zu sehen, wie eine solche Lösung im wirklichen Leben funktioniert. Ich zeige Ihnen, wie Sie zum Ressourcenmanagement-Guru für Ihr Unternehmen werden.