Wie Ressourcenmanagement-Software hilft, die 8 häufigsten PM-Schmerzen zu vermeiden

Wenn Sie ein kleines Unternehmen leiten, haben Sie wahrscheinlich (noch!) nicht alle Probleme erlebt, die im großen Maßstab auftauchen. 

Und wenn Sie einen größeren Betrieb führen, kennen Sie wahrscheinlich alle Probleme, die ich in diesem Artikel erwähnen werde. 

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie die richtige Lösung Ihnen helfen kann, diese häufigen PM-Probleme zu lösen und welche Funktionen Sie bei der Suche nach einer Managementsoftware für Ihr Unternehmen berücksichtigen sollten. 

Was ist Ressourcenmanagement?

Ressourcenmanagement ist der Prozess der Planung, Terminierung und Zuweisung von Ressourcen auf die effizienteste Art und Weise. 

Sie wissen wahrscheinlich, dass das Ressourcenmanagement keine einmalige Aufgabe ist, die nur zu Beginn des Projekts erledigt wird. Es ist etwas, mit dem Sie sich von Anfang an bis zum Ende des Projekts beschäftigen. 

Letztlich geht es beim Ressourcenmanagement darum, alle Ziele auf der Ebene der einzelnen Aufgaben, Projekte und des gesamten Unternehmens zu erreichen. Es geht darum, sie mit der größtmöglichen Ressourceneffizienz zu erreichen.

Warum sollten Sie Ihre Zeit in das Ressourcenmanagement investieren?

• Sie verschafft Ihnen einen Überblick über alle an Ihrem Projekt Beteiligten - diese Art von Wissen ist entscheidend, wenn Sie neue Projekte buchen, mit Kunden verhandeln oder die nächsten Quartale planen. Ohne diese Informationen besteht die Gefahr, dass es zu Terminkonflikten kommt und Sie in letzter Minute neue Mitarbeiter einstellen müssen (und wir alle wissen, wie zeitaufwändig das ist).
• Es ermöglicht die Erstellung eines Ressourcenauslastungsplan - Ein weiterer großer Vorteil des Ressourcenmanagements besteht darin, dass es Ihnen ermöglicht, die Arbeitsbelastung Ihrer Mitarbeiter zu kontrollieren. Sowohl eine Unterauslastung als auch eine Überauslastung Ihrer Ressourcen hat schlimme Folgen. Im ersten Fall langweilen sich Ihre Entwickler und suchen sich vielleicht eine andere Arbeit. Im zweiten Fall sind sie mit der Arbeit überfordert und haben keine Energie mehr, um innovativ zu sein. Wenn Sie eine klare Vorstellung von der Auslastung Ihrer Mitarbeiter haben, können Sie diese Probleme vermeiden und sich über eine hohe Mitarbeiterbindung in Ihrem Unternehmen freuen.

• Es macht den Planungs- und Verwaltungsprozess transparenter - dieser Vorteil ist besonders wichtig für Unternehmen, die ein Team von Projektmanagern haben. Sie möchten nicht in eine Situation geraten, in der ein Projekt fast ausgebucht ist und Ihre wichtigste Ressource plötzlich einer anderen Aufgabe zugewiesen wird. Eine intransparente Ressourcenzuweisung und -planung führt zu Missverständnissen zwischen den Projektleitern und zu einer allgemeinen Frustration im gesamten Team.
• Sie hilft Ihnen, Probleme zu erkennen, bevor sie entstehen - eine gute Lösung für die Ressourcenplanung gibt Ihnen zahlreiche Einblicke, um Probleme vorauszusehen, bevor sie sich zu massiven Problemen auswachsen. Wenn Sie zum Beispiel feststellen, dass erfahrene Backend-Entwickler in Ihrem Projekt ständig überlastet sind, wissen Sie, wen Sie als Nächstes einstellen und entlasten müssen.
• Sie haben die Kontrolle über das Projekt - Sie wissen, wer mit dem Projekt betraut ist, wie lange er oder sie braucht, um die Projektziele zu erreichen, und was die nächsten Schritte sind.

Verschiedene Arten der Ressourcenverwaltung

Ressourcendisposition

Bei der Ressourcen- oder Projektplanung geht es darum, sicherzustellen, dass Sie die richtigen Kapazitäten für Projekte zur Verfügung haben. Es bedeutet, dass kein Mitarbeiter doppelt gebucht wird oder Ihr PM vergisst, dass Ihr DevOps-Ingenieur diese Woche im Urlaub ist. 

Eine gute Projektplanungssoftware hilft Ihnen, Probleme wie Doppelbuchungen zu vermeiden, Talente richtig zu verwalten und die Erwartungen Ihrer Mitarbeiter herauszufinden, um Ihre Bindungsrate zu erhöhen. 

Ressourcenplanung

Bei der Ressourcenplanung geht es nicht nur um die aktuellen Projekte, sondern auch um die Zukunft. Es geht darum, die richtigen Ressourcen für das richtige Projekt zur richtigen Zeit zu bekommen. 

Dank einer Ressourcenplanungslösung können Sie Projekte planen und Mitarbeiter Monate im Voraus zuweisen. Diese Art von Wissen ist von unschätzbarem Wert, wenn Sie mit neuen Kunden verhandeln. 

Erfahren Sie hier mehr: Ressourcenplanung im Projektmanagement: Warum lohnt es sich, dies (richtig) zu tun?

Verwaltung der Ressourcen

In diesem Bereich geht es um die Zuweisung von Ressourcen und die Überwachung ihrer Nutzungsrate. Sie wenden hier auch Praktiken wie Ressourcenausgleich und Ressourcenglättung an. Die langfristige Planung und das strategische Management Ihres Produktportfolios fallen ebenfalls in diesen Bereich des Ressourcenmanagements.

8 häufige Probleme bei der Ressourcenverwaltung (und wie man sie löst)

1. Fehlende Rechenschaftspflicht

Eines der häufigsten Probleme, mit denen IT-Dienstleister konfrontiert sind, besteht darin, dass die Projektleiter für die Mitarbeiter, denen sie ein Projekt zuweisen, verantwortlich sind. 

Verfolgen sie ihre Auslastung? Kennen die Manager die verfügbare Kapazität jedes Teammitglieds? Sind sie für die Verwaltung ihrer Talente verantwortlich? 

Sie können dieses Problem leicht lösen, indem Sie ein System einführen, das transparente Informationen über jeden Mitarbeiter liefert. Auf diese Weise können Sie Ihre PM-Abteilung organisieren und eine Kultur entwickeln, die die Eigenverantwortung der Projektmanager fördert. 

2. Keine Talententwicklung oder Managementfähigkeiten

Viele IT-Unternehmen haben einfach keine Managementfähigkeiten, wenn es darum geht, Menschen bei ihrer beruflichen Entwicklung zu unterstützen. 

Verfügen Sie über ein System, mit dem Ihre Mitarbeiter mitteilen können, woran sie interessiert sind? Wissen Sie, welche Fähigkeiten sie ausbauen wollen? 

Werkzeuge zur Ressourcenzuweisung helfen auch bei der Förderung der Mitarbeiterentwicklung. Sie können einem Mitarbeiterprofil Informationen hinzufügen und die gesamte Geschichte der Erfahrung und Entwicklung eines Mitarbeiters hinzufügen. Diese Informationen sind immer dann nützlich, wenn Sie ihnen ein neues Projekt zuweisen und sie gebunden sind. 

Das Profil kann auch ihre Fähigkeiten und Entwicklungsziele enthalten. Auf diese Weise können Sie verfolgen, wie sie sich entwickeln, und Ihre Bindungsquote erhöhen, indem Sie sicherstellen, dass sie dem Projekt zugewiesen werden, das ihren Interessen und Karrierezielen am besten entspricht.

3. Mangelnde Abstimmung zwischen Mitarbeitern und Unternehmensstrategie

Können Sie mit 100-prozentiger Sicherheit sagen, ob Ihre Belegschaft mit Ihrer Unternehmensstrategie übereinstimmt? Wenn nicht, bereiten Sie sich auf Probleme vor. 

Auch hier können Tools für die Ressourcenzuweisung eine große Hilfe sein. Wenn Sie wissen, welche Talente Ihr Unternehmen braucht, um zu wachsen, kann Ihre Personalabteilung ein Empfehlungssystem für Ihre Mitarbeiter erstellen. Dadurch wird auch Ihr Einstellungsprozess transparenter. 

4. Mangelnde Kohärenz bei der Ausführung

Wahrscheinlich verfügen Sie bereits über einige Kernprozesse, wie die Personalplanung. Aber wie gut sind Sie bei der Ausführung dieser Prozesse? Wie messen Sie Ihren Erfolg? 

Eine gute Projektmanagementlösung bietet Ihnen eine Quelle für historische Daten, anhand derer Sie überprüfen können, wie Ihre Pläne mit der Realität übereinstimmen. Sie können auch alle Erkenntnisse aus früheren Projekten abrufen und prüfen, wie viele Stunden die Erledigung einer bestimmten Aufgabe oder eines Meilensteins in Anspruch genommen hat. 

Ein Ressourcenmanagement-Tool zeigt Ihnen, wie die verschiedenen Hard- und Soft Skills in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden. Sie könnten zum Beispiel feststellen, dass 50 % der Ressourcen aufgrund ihrer Schlüsselkompetenzen ständig eingesetzt werden. Diese Mitarbeiter werden eher überfordert sein. Sie können eingreifen und sie vor dem Ausbrennen bewahren. 

5. Keine Analysetools vorhanden

Ressourcenmanagement ist wie jedes andere Projekt auch. Sie verfolgen Ihre Personal- und Finanzziele, warum also nicht auch das Ressourcenmanagement?

In Wirklichkeit müssen Sie alle wichtigen Kennzahlen wie Auslastungsrate, verfügbare Kapazität und andere im Auge behalten. 

Es ist klug, die Effektivität Ihrer Talentmanagement-Programme zu messen oder wie viel Arbeit die Mitarbeiter im Verhältnis zu ihren Fähigkeiten haben. Dies sind alles wichtige Messgrößen, die Ihnen zeigen, ob die Dinge in die richtige Richtung gehen und Sie in Fähigkeiten investieren, die Ihnen den größten ROI bringen.

6. Kein Überblick über Ihr Projektportfolio aus der Vogelperspektive

Mit dieser Art von Software erhalten Sie auch einen umfassenden Überblick über alle Vorgänge in Ihrem Projektportfolio. Das Gute daran ist, dass Sie damit langfristig planen können. 

Und diese Art der Planung ist der Schlüssel für IT-Unternehmen, die mehr Kontrolle über ihr Schicksal gewinnen wollen.

7. Missverständnisse bei der Kommunikation

Wer eine Software für das Ressourcenmanagement einsetzt, muss sich nicht mehr mit Problemen wie Doppelbuchungen oder Kommunikationsproblemen zwischen PMs über vorläufige Projekte herumschlagen. Ihr Unternehmen wird in der Lage sein, dynamischere Szenarien zu unterstützen.

8. Fehlende Vorhersagemöglichkeiten

Mit einer Lösung für die Ressourcenverwaltung können Sie alle Ihre Daten an einem Ort aufbewahren. Das verschafft Ihnen eine Fülle von Einblicken und hilft Ihnen, die Zukunft zu prognostizieren. 

Sie wissen, welches Teammitglied an welchem Projekt arbeiten wird und wie lange. Wenn Sie alle diese Informationen formalisiert und an einem Ort haben, können Sie Ihre verfügbare Kapazität im nächsten Monat genau einschätzen und schnell neue Mitarbeiter an Bord holen, wenn neue Projekte an Ihre Tür klopfen. 

Buchen Sie eine Demo mit mir, um zu sehen, wie eine solche Lösung im wirklichen Leben funktioniert. Ich zeige Ihnen, wie Sie zum Ressourcenmanagement-Guru für Ihr Unternehmen werden.