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Was ist eine finanzielle Projektanalyse?
Die Projektfinanzanalyse ist eine umfassende Untersuchung der finanziellen Situation eines Projekts zu einem bestimmten Zeitpunkt. Sie ist ein Schlüsselelement des Projektmanagements.
Wichtig ist, dass sie nicht nur nach Abschluss eines Projekts oder in der Planungsphase durchgeführt werden muss (so genannte Post-Projekt-Finanzanalyse), sondern dass eine angemessene Finanzanalyse auch dazu dienen kann, den Stand des Projekts während der Projektlaufzeit aufzuzeigen. Tatsächlich kann sie eine Schlüsselrolle bei der regelmäßigen Optimierung des Projekts spielen.
Warum ist die Finanzanalyse für das Projektmanagement wichtig?
Die Finanzanalyse für ein Projekt ist das Rückgrat der gesamten Operation, da sie sicherstellt, dass das letztendliche Ziel - Gewinne für das Unternehmen zu erzielen - erreicht wird.
Das mag zwar ziemlich offensichtlich klingen, aber die Cashflow-Analyse hat noch mehr Vorteile, wenn man sich ihre Details genauer ansieht. Die Projektfinanzanalyse kann Ihnen helfen:
- zu entscheiden, ob Sie ein bestimmtes Projekt überhaupt durchführen sollten,
- die potenziellen Kosten und Gewinne des Projekts zu berechnen,
- ob ein langfristiges Projekt in der Zukunft rentabel sein wird,
- Vorhersage der Betriebskosten für ein Projekt unter Berücksichtigung aller möglichen Einflussfaktoren,
- die finanzielle Situation des gesamten Projekts und seiner Teile während seiner Durchführung zu bewerten,
- Überwachung der wichtigsten finanziellen Leistungsindikatoren des Projekts,
- zu prüfen, ob das Projekt den Kostenrahmen einhält,
- Verbesserung der Finanzindikatoren für ein bestimmtes Projekt und für künftige Operationen.
Klingt gut? Prima - dann sehen wir uns jetzt an, wie man eine Projektfinanzanalyse sowohl für künftige als auch für bestehende Projekte erstellt.
Finanzielle Projektanalyse für ein geplantes Projekt
Die finanzielle Analyse eines Projekts sollte bereits vor dessen Beginn beginnen, da sie es den Projektmanagern ermöglicht, festzustellen, ob sie überhaupt mit einem Projekt beginnen sollten oder nicht.
Etappen der finanziellen Projektanalyse
Jeder Projektlebenszyklus beginnt mit einer Finanzanalyse. Dennoch handelt es sich nicht um einen einheitlichen Prozess. Im Allgemeinen sind sich die Experten einig, dass er aus zwei Hauptteilen besteht.
Teil 1: Prozess der Kosten-Nutzen-Analyse
Die Kosten-Nutzen-Analyse im Rahmen einer Projektfinanzanalyse hat ein sehr einfaches Ziel: zu ermitteln, ob ein Projekt für Ihr Unternehmen rentabel sein wird oder nicht. Als solche ist sie für Projektmanager äußerst hilfreich.
Dieser Teil der Analyse konzentriert sich auf die Berechnung der wichtigsten Maßnahmen, die eine Bewertung der voraussichtlichen Projekte anhand objektiver Indikatoren ermöglichen. Diese Indikatoren umfassen:
Rentabilität der Investition
Die Kapitalrendite (oder interner Zinsfuß), auch ROI genannt, ist das Rückgrat jeder finanziellen Analyse eines Projekts. Ihr Ziel ist es, die Kosten des Projekts mit dem Geldbetrag zu vergleichen, den das Unternehmen voraussichtlich damit verdienen wird. Im Allgemeinen wird der ROI als Prozentsatz ausgedrückt; je höher der Prozentsatz, desto besser der ROI.
Rentabilität der Investition - Beispiel
Nehmen wir zum Beispiel an, dass Ihr Unternehmen ein Projekt hat. Ausgehend von den erfassten Stunden und anderen Kosten hat das Projekt 150000 $ an Projektkosten verursacht. Wenn Sie sich jedoch die Abrechnungen ansehen, stellt sich heraus, dass der Kunde 200000 $ für den Auftrag bezahlt hat. Die Kapitalrendite ist also gleich 200000 $ geteilt durch die ursprüngliche Investition - 150000 $, so dass Sie 133 % der Kapitalrendite erreichen.
Opportunitätskosten
Haben Sie sich jemals gefragt, welche anderen Projekte Sie hätten abschließen können, während Sie mit diesem einen beschäftigt waren? Mit Hilfe der Opportunitätskosten können Sie den Unterschied messen und feststellen, ob Sie die richtige Entscheidung getroffen haben.
Um die Opportunitätskosten zu berechnen, sollten Sie prüfen, welche bestehenden und künftigen Vorhaben Sie zu dem Zeitpunkt, zu dem das betreffende Projekt durchgeführt werden soll, in Angriff nehmen können. Vergleichen Sie dann deren Kosten und geschätzte Gewinne, um festzustellen, ob es wertvollere Möglichkeiten gibt, die Sie in Betracht ziehen sollten. Wenn das fragliche Projekt vorläufig die beste Wahl ist, sollten Sie es unbedingt in Ihr Projektportfolio aufnehmen!
Opportunitätskosten - Beispiel
Nehmen wir für dieses Beispiel an, dass das IT-Unternehmen ein Angebot für die Durchführung eines Projekts im Wert von 200000 $ erhalten hat. Nach dem Ressourcenplanungsprozess könnte dasselbe Team jedoch auch an einem anderen Projekt im Wert von 150000$ arbeiten, wobei die Kosten für die Arbeit in beiden Fällen gleich wären: 50000$. Daher sind die Opportunitätskosten für das erstgenannte Projekt nicht existent - es ist sogar viel rentabler. Aus finanzieller Sicht sollte sich das Unternehmen daher für dieses Projekt entscheiden.
Gewinnspanne
Wenn Sie in einem IT-Unternehmen arbeiten, ist eine maximale Gewinnspanne für ein Projekt wahrscheinlich Ihr wichtigstes Ziel. Entgegen der landläufigen Meinung ist die Gewinnspanne jedoch nicht unbedingt die Differenz zwischen den Arbeits- und Technologiekosten für das Projekt und dem Betrag, den ein Kunde für die Durchführung des Projekts zu zahlen bereit ist.
In der IT-Branche sollte die endgültige Gewinnspanne alle anderen Geschäftskosten umfassen, die bei allen Projekten anfallen. Das schließt ein:
- Kosten und Gewinne aus der Arbeit der Menschen,
- Projektgemeinkosten, wie zusätzliche Ausrüstung, Abonnements usw.; sowohl wiederkehrende als auch einmalige Kosten,
- Gemeinkosten des Unternehmens, wie Rechnungen, Miete, notwendige Anschaffungen usw,
- Kosten, die durch andere Abteilungen entstehen, die die Projektarbeit unterstützen, wie Vertrieb, Marketing, Verwaltung usw.,
- Kosten für interne Projekte und Maßnahmen.
Natürlich sollte jedes Projekt einen proportionalen Anteil aller oben genannten Kosten abdecken. Wie diese Summe aufgeteilt werden kann, haben wir in unserem Artikel über die Kostenverteilung erläutert.
Gewinnspanne - Beispiel
Das Unternehmen hat beschlossen, ein Festpreisprojekt für 500 000 Dollar durchzuführen. Die Kosten für das Projekt umfassen:
- die Kosten der Arbeiten: 200 000 $,
- Kosten der für das Projekt angeschafften elektronischen Geräte: 10 000 $,
- Kosten für andere Gemeinkosten des Projekts: $5000,
- der Anteil des Projekts an den unternehmensweiten Kosten, z. B. für Unterstützungsabteilungen, Miete, Rechnungen usw.: 8000 $.
Die Gewinnspanne für das Projekt ergibt sich also aus der Summe aller Kosten (223 000 $) geteilt durch die Einnahmen (oder den Gewinn des Projekts - 500 000 $) und multipliziert mit 100. Dann wird das Ergebnis der Berechnung von 100 % abgezogen. In diesem Fall beträgt die Gewinnspanne 55,4 % - und das ist ziemlich gut!
Nettogegenwartswert
Der Kapitalwert ist besonders wichtig für Unternehmen, die ein bestimmtes Projekt über einen längeren Zeitraum hinweg durchführen wollen oder die sich für die Durchführung von Auftragsprojekten entscheiden.
Dieser Indikator wird üblicherweise in der Projektfinanzanalyse für solche Operationen verwendet, da er die Differenz zwischen dem aktuellen Wert der Barmittel und dem Wert, den die Barmittel in der Zukunft haben werden, anzeigt. Mit anderen Worten: Sie kann Ihnen helfen festzustellen, ob der künftige Wert und der tatsächliche Gewinn aus dem Projekt die anfänglichen Investitionen überwiegen werden.
Teil 2: Erstellen einer Projektschätzung
Wenn Sie sich bereits vergewissert haben, dass ein bestimmtes Projekt eine gute Chance hat, rentabel zu sein, können Sie nun in die Details gehen, indem Sie einen Kostenvoranschlag für das gesamte Vorhaben und alle seine Phasen erstellen.
Um einen Kostenvoranschlag für ein Projekt zu erstellen, müssen Sie Folgendes tun:
- einen Projektumfang erstellen, der alle Phasen, Aufgaben und erforderlichen Ressourcen beschreibt,
- Unterteilen Sie das Projekt in verschiedene Phasen und schätzen Sie die Anzahl der für jede Phase benötigten Stunden,
- eine Ressourcenprognose für ein Projekt zu erstellen und dessen Kosten zu schätzen,
- fügen Sie alle unternehmensweiten Kosten hinzu, die das Projekt abdecken muss.
Ein Beispiel für finanzielle Schätzungen in Primetric
Diese Liste kann jedoch je nach Ihren Bedürfnissen noch detaillierter sein. In einem unserer anderen Artikel gehen wir näher auf das Thema Kostenvoranschläge ein.
Finanzielle Bewertung für ein bestehendes Projekt
Die Projektfinanzanalyse kann auch dann nützlich sein, wenn Ihr Projekt bereits läuft oder kurz vor dem Abschluss steht. Dann können Sie auch die Projektfinanzen in Ihrem Betrieb anhand verschiedener Indikatoren überwachen, die Ihnen helfen, den Zustand Ihres Projekts zu beurteilen. Werfen wir einen Blick auf sie.
Schlüsselmaßnahmen für die Finanzanalyse für ein bestehendes Projekt
Rentabilität des Projekts
Wie im obigen Beispiel mit der Gewinnspanne hängt die Rentabilität des Projekts nicht nur vom Verhältnis zwischen den Kosten für die Arbeit und den geplanten Gewinnen ab, sondern auch von den Kosten für andere Unternehmensaktivitäten, die das Projektbudget abdecken muss. Um einen Gesamtüberblick über die Finanzen zu erhalten, während das Projekt noch läuft oder kurz vor dem Abschluss steht, müssen Sie Faktoren wie folgende berücksichtigen:
- Kosten der Arbeit auf der Grundlage der Anzahl der erfassten Stunden(ein Zeiterfassungstool kann Ihnen bei der Erfassung dieser Informationen helfen),
- Kosten für zusätzliche Anschaffungen für das Projekt, d. h. elektronische Geräte, Software, Abonnements, notwendige Reisekosten usw.,
- der Anteil des Projekts an den unternehmensweiten Gemeinkosten, wie z. B. Kosten für Rechnungen, Support-Abteilungen, Miete usw. (wie diese Kosten berechnet werden, erfahren Sie in unserem Artikel über die Kostenzuweisung),
- sonstige Kosten, die sowohl das Projekt als auch das Unternehmen als Ganzes betreffen.
Jeder dieser Faktoren kann auch als separater finanzieller Indikator für Ihre Analyse nach dem Projekt dienen.
Erst wenn Sie all diese Ausgaben von den erwarteten oder abgerechneten Gewinnen abziehen, sehen Sie genau, wie viel Ihr Projekt verdient (oder verloren!) hat.
Natürlich kann dieser Prozess automatisiert werden - Primetric beispielsweise sammelt die Daten in Echtzeit, um einen umfassenden Rentabilitätsbericht zu erstellen, wann immer Sie ihn benötigen.
Der monatliche Rentabilitätsbericht in Primetric fasst die Finanzen des gesamten Projekts zusammen
Projektrentabilität - Beispiel
Wie in dem Beispiel mit der Gewinnspanne benötigen wir zur Berechnung der Rentabilität eines Projekts Informationen über alle Kosten, die es decken muss. In diesem Fall waren das die Kosten:
- die Kosten der Arbeiten: 200 000 $,
- Kosten der für das Projekt angeschafften elektronischen Geräte: 10 000 $,
- Kosten für andere Gemeinkosten des Projekts: $5000,
- der Anteil des Projekts an den unternehmensweiten Kosten, z. B. für Unterstützungsabteilungen, Miete, Rechnungen usw.: 8000 $.
Gleichzeitig erklärte sich der Kunde bereit, 500 000 Dollar für die Projekte zu zahlen.
Um die Rentabilität des Projekts zu ermitteln, müssen wir daher alle Kosten vom Preis des Projekts abziehen. Auf der Grundlage der uns vorliegenden Informationen beträgt die Rentabilität des Projekts 277 000 $.
Rentabilität der Mitarbeiter
Wie Sie aus der obigen Liste ersehen können, umfasst die Rentabilität Dutzende von verschiedenen finanziellen Faktoren. Konzentrieren wir uns auf den wichtigsten von ihnen - die Kosten der Arbeit.
Was sollte bei der Berechnung der Rentabilität von Arbeitnehmern berücksichtigt werden?
In den Dienstleistungsunternehmen ist die Arbeit der Mitarbeiter die Hauptquelle für Einnahmen und Ausgaben. In manchen Fällen trägt sie jedoch mehr zu Letzterem bei - zum Beispiel, wenn eine Person zu viel Zeit mit einer banalen Aufgabe verbringt oder wenn ein erfahrener Spezialist an einer einfachen Funktion arbeitet, die auch von seinem jüngeren Kollegen hätte erstellt werden können.
Um die Rentabilität des Projekts als Ganzes zu gewährleisten, müssen Sie daher in der Finanzanalyse des Projekts prüfen:
- wer zu hohe Kosten verursacht, und warum (manchmal sind zusätzliche Ausgaben notwendig!),
- ob es Verzögerungen oder andere Probleme gibt, die einen plötzlichen Anstieg der Arbeitskosten verursacht haben könnten,
- ob es Personen gibt, die ihre Arbeit abgeschlossen haben und noch einige Stunden in ihrem Terminkalender haben.
Wie berechnet man die Rentabilität der Mitarbeiter?
Die Berechnung der Rentabilität eines bestimmten Mitarbeiters einer bestimmten Fachkraft ist recht einfach. Dazu benötigen Sie Informationen über:
- das Gehalt einer Person in einem bestimmten Zeitraum - x,
- die Anzahl der erfassten Stunden in einem bestimmten Zeitraum - y,
- Stundenlohn in den Projekten, in denen die Person die Zeit erfasst hat - z.
Anschließend berechnen Sie die Rentabilität mit der Formel (y*z)/x.
Natürlich können die Projektmanager auch auf kompliziertere Fälle stoßen. In diesem Fall empfiehlt es sich, die Kapazität in die Gleichung einzubeziehen, um einen angemessenen Stundensatz für den Spezialisten zu ermitteln.
Kosten-Leistungs-Index
Der Kosten-Leistungs-Index ist ein Element der finanziellen Projektanalyse, das Ihnen genau zeigt, wie das Projekt im Vergleich zum Budget abschneidet. Dieser Indikator zeigt an, ob die Anzahl der Stunden im Projekt die Erwartungen übertroffen hat. Daher kann dieser Indikator später verwendet werden, um einen Teil des Budgets anzuzeigen, der noch verwendet werden kann.
Kosten-Leistungs-Index - Beispiel
Nehmen wir an, dass die Hälfte von Projekt A bereits abgeschlossen ist. Es sollte 1600 Stunden dauern. Für den Abschluss der Arbeit bis zu diesem Punkt wurden jedoch 750 Stunden benötigt. Daher müssen wir den Fortschritt (in diesem Fall 0,5, denn 1 steht für ein vollständig abgeschlossenes Projekt) mit 1600 geschätzten Stunden multiplizieren und das Ergebnis durch 750 teilen. In diesem Fall beträgt der CPI 1,07 - das Projekt hat 7 % mehr Budget verbraucht, als es eigentlich sollte.
Wie kann ich all diese Dinge messen?
Natürlich ist es schlichtweg unmöglich, all diese Indikatoren für eine Projektfinanzanalyse von Hand zu berechnen - oder zumindest würde es ewig dauern. Hinzu kommt, dass manuelle Berechnungen oft fehleranfällig sind, was sich auf Ihre Entscheidungen auswirken kann (und wir wetten, Sie möchten sich nicht mit schlechten Entscheidungen herumschlagen, oder?).
Zum Glück für Projektmanager müssen solche Berechnungen nicht auf Papier erfolgen. Stattdessen können Sie Tools verwenden, die Business Intelligence mit Projektbuchhaltung kombinieren und Ihnen genau zeigen, wie Ihr Budget aussieht. Primetric ist eines dieser Tools!
Was können Sie in Primetric tun?
Primetric bietet eine Vielzahl von Finanzwerkzeugen, mit denen Sie in wenigen Minuten eine Finanzanalyse für ein Projekt erstellen können.
Das Tool kann Ihnen helfen:
- die Informationen über die erfasste Zeit sammeln und sie anhand der im System enthaltenen Informationen über Löhne und Gehälter in Kosten umrechnen,
- Schätzung der Kosten für jede Phase des Projekts,
- Zuweisung von Ressourcen, die in das Projektbudget passen - eine Suchleiste hilft Ihnen dabei, wenn Sie einen Höchstlohn für einen gesuchten Spezialisten angeben,
- die Kosten der Arbeiten während des Projektverlaufs zu kontrollieren,
- die zusätzlichen Kosten des Projekts sowie die Gemeinkosten des Unternehmens überwachen, die in die Rentabilitätsberechnungen einbezogen werden sollten,
- Siedlungen verwalten,
- Vergleichen Sie die tatsächlichen mit den geplanten Kosten, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt im Rahmen des Budgets bleibt.
Der Projektfortschrittsbericht in Primetric zeigt Ihnen genau, wie Ihre Maßnahmen verlaufen - und wie viel sie kosten.
Und das ist nur ein Bruchteil der in Primetric enthaltenen Funktionen! Sie können sie alle jetzt entdecken - buchen Sie einfach eine Demo, bei der unsere Berater Ihnen alle Möglichkeiten unserer Software zeigen, oder starten Sie eine Testversion, um selbst zu sehen, was wir können.
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Besuchen Sie unseren Blog und lesen Sie mehr darüber:
- die finanzielle Leistungsfähigkeit und wie sie zu messen ist,
- Jira-Rechnungen und andere Finanzfunktionen,
- fakturierbare und nicht fakturierbare Stunden (und warum Sie sie verwenden sollten),
- Messung der Unternehmensleistung,
- Vorhersage der Einnahmen.
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