Kostenzuweisung ungedeckt: Methoden und Berechnungen

Wofür war diese Rechnung und woher kommt die andere Rechnung? Leider stellen sich zahlreiche Dienstleistungsunternehmen diese Fragen viel zu oft, was dazu führt, dass Unmengen von zusätzlichen Ausgaben aus dem Nichts auftauchen. Glücklicherweise gibt es eine Möglichkeit, diese Situation zu verhindern - sie heißt Kostenzuweisung.

Arkadiusz Terpiłowski

Mitbegründer

Finanzverwaltung

22/11/2022

Master-Kostenzuweisungen mit diesen Methoden und Definitionen

Inhaltsübersicht

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Kostenzuweisung - die wichtigsten Erkenntnisse

Nach der Lektüre dieses Artikels sollten Sie dazu in der Lage sein: 

  • die Kostenzuweisung und die Faktoren, die sie beeinflussen, zu definieren,
  • die Kostenträger zu identifizieren, die in diesem Prozess berücksichtigt werden müssen,
  • die Kostenzuweisungsformel und die Kostenzuweisungsmethode verwenden, um die Ausgaben mit großer Genauigkeit den Abteilungen und Projekten zuzuweisen. 

Kostenzuweisung - Definition

Die Kostenzuordnung ist der Prozess der Zuordnung von Kostenträgern zu den Abteilungen oder Vorgängen, die sie verursachen. Sie wird meist zur Berechnung der finanziellen Leistung eines Unternehmens oder seiner Teile, wie z. B. Teams oder Projekte, verwendet und um festzustellen, woher bestimmte Kostenträger stammen.

In einem typischen Dienstleistungsunternehmen können die Kosten beispielsweise den nicht produktiven Abteilungen (z. B. Marketing, Vertrieb, Verwaltung) sowie den Projekten und Teams zugeordnet werden. 

Wozu dient die Kostenverteilung? 

Gut, aber was bringt es, all diese Dinge zu berechnen? 

Die Kostenzuordnung ist nicht nur dann sehr hilfreich, wenn es darum geht, die Leistungen der Mitarbeiter, die Ergebnisse bestimmter Projektleiter oder die Finanzen, die für die Beteiligten von Interesse sein könnten, zusammenzufassen. Auch im täglichen Leben kann sie Ihnen helfen: 

  • Sicherstellen, dass die Budgets eingehalten werden - gilt sowohl für das Budget des gesamten Unternehmens als auch für die Finanzen einzelner Abteilungen oder Projekte, 
  • auf die Tätigkeitsbereiche hinweisen, die übermäßige Kosten verursachen, und auf diese Informationen reagieren, 
  • prüfen, ob das Geld wirklich für die richtigen Zwecke ausgegeben wird.

Mit anderen Worten: Bei der Kostenzuweisung geht es darum, die Quelle der Kosten zu ermitteln und ihre Bedeutung zu bewerten.

Arten von Kosten bei der Kostenverteilung 

Die Kostenzuweisung umfasst alle Mitarbeiter und Vermögenswerte einer Organisation. Sie umfasst daher Dutzende von verschiedenen Kostenarten, die Projektmanager und Führungskräfte bei der Verwaltung von Projektbudgets und anderen Finanzen berücksichtigen müssen. 

Werfen wir einen Blick auf die Kostenarten bei der Kostenverteilung. 

Grundkosten bei der Kostenverteilung

In der einfachsten möglichen Klassifizierung werden die Kosten bei der Kostenverteilung in 3 Kategorien unterteilt: 

Direkte Kosten 

Direkte Kosten in der Kostenzuordnung sind die Ausgaben, die bereits bestimmten Abteilungen, Projekten oder Teams zugewiesen wurden und an deren Herkunft kein Zweifel besteht. Diese Kosten tragen zu dem Gewinn bei, den die abrechenbaren Tätigkeiten erwirtschaften sollen, da sie in den Produktionsprozessen benötigt werden. 

In einem Dienstleistungsunternehmen beispielsweise sind die direkten Kosten in der Regel im Projektbudget oder sogar in einem Projektzeitplan im Allgemeinen enthalten. Sie beziehen sich in der Regel auf die Löhne und Gehälter, können aber auch andere für das Projekt benötigte Ressourcen umfassen. Daher ist die Zuordnung solcher Kosten im Grunde ein Kinderspiel, da sie direkt von der Abteilung, den Dienstleistungen oder anderen Kostenträgern verursacht werden, auf die sie sich beziehen.

Indirekte Kosten 

Die Definition der indirekten Kosten bei der Kostenzuweisung ist etwas komplizierter, vor allem bei Unternehmungen, die eng mit professionellen Dienstleistungen verbunden sind. Dabei handelt es sich um Kosten, die keiner bestimmten Organisationseinheit zugeordnet werden können, sondern einfach erforderlich sind, um den Betrieb und das Wachstum des Unternehmens aufrechtzuerhalten. 

Bei den indirekten Kosten handelt es sich in der Regel um die Ausgaben des gesamten Hilfspersonals, das die Produktionsabteilung bei ihrer Arbeit unterstützt, sowie um deren Löhne. Indirekte Kosten beziehen sich auch oft auf interne Projekte. 

Es gibt jedoch noch eine weitere Art von indirekten Kosten, die wir bei der Kostenzuweisung berücksichtigen müssen - die Gemeinkosten. 

Gemeinkosten

Die Gemeinkosten umfassen alle Kosten, die unabhängig von der Geschäftsentwicklung des Unternehmens laufend gezahlt werden müssen. 

Projektgemeinkosten vs. Organisationsgemeinkosten

Die Gemeinkosten werden in der Regel in 2 Kategorien unterteilt:

  • Projektgemeinkosten, z. B. Ausrüstung, Abonnements und Programme, 
  • organisatorische Gemeinkosten, wie Versorgungsleistungen, Rechnungen, Miete usw.
  • Kosten für Dienstleistungen, die für die Aufrechterhaltung des Betriebs erforderlich sind, z. B. Sicherheitskosten, Betriebsführung usw.

Methode der Kostenverteilung

An dieser Stelle fragen Sie sich vielleicht: "Wie kann ich die Kosten selbst zuordnen?". Glücklicherweise ist die Antwort auf diese Frage nicht so kompliziert, wie es scheinen mag - hier ist eine Methode zur Kostenzuweisung, die Ihnen helfen kann. 

Kostenverteilungsmethode - Beispiel

Einige Organisationen, insbesondere Dienstleistungsunternehmen, profitieren nur von ihren Projekten und müssen die Kosten nicht auf das gesamte Unternehmen umlegen - sie müssen lediglich die Kosten auf die profitablen Operationen und Abteilungen sowie andere Kostenträger aufteilen. Der Prozess der Identifizierung dieser Kostenträger sieht folgendermaßen aus. 

  1. Definieren Sie, welche Kosten Sie zuordnen möchten

Berechnen Sie zunächst die Kosten, die Sie umlegen wollen. Wenn Sie zum Beispiel die Kosten für die Versorgungsleistungen in Ihrem Büro umlegen wollen, addieren Sie sie, um ein Gesamtbild zu erhalten. Aber sehen wir uns an, wie die Kostenbeispiele die Rentabilität des Betriebs beeinflussen.

Für dieses Beispiel der Kostenzuweisung nehmen wir an, dass The Best Company sich darauf konzentriert, die Kosten ihrer Support-Abteilungen dem Projekt für den Monat zuzuweisen (auch bekannt als Geschäftsgemeinkosten). Die Kosten umfassen:

  • die Kosten der Marketingabteilung - 40 000 $, 
  • die Kosten für die Verwaltung - 15 000 %.
  • die Kosten für die Verkaufsabteilung - 45 000 $. 

Alle diese Abteilungen zusammen machen 100 000 $ an zusätzlichen Gemeinkosten oder Ausgaben aus, die zugewiesen werden müssen. 

  1. Bestimmen Sie die Basis für die Aufteilung der Kosten

Je nach Art des Unternehmens können Sie die Kosten auf der Grundlage verschiedener Faktoren aufteilen. Zu den beliebtesten gehören: 

  • abrechenbare Stunden, die in den Diensten verfolgt werden, 
  • generiertes Einkommen, 
  • erwirtschafteten Gewinn. 

Für dieses Beispiel werden wir den ersten der Indikatoren verwenden - die abrechenbaren Stunden. Diese Methode gilt als die einfachste Art der proportionalen Kostenzuweisung.

Das Unternehmen Best hat 2 Projekte - Projekt A und Projekt B. Um alle in Projekt A für den Monat geplanten Aktivitäten durchzuführen, benötigen die Projektleiter und ihre Teammitglieder 1800 Stunden. Für Projekt B beträgt die Anzahl der benötigten Stunden 1200. Für beide Projekte zusammen werden 3000 Stunden benötigt. Auf Projekt A entfallen also 60 % aller abrechenbaren Stunden im Unternehmen, während Projekt B nur 40 % davon umfasst. Dies sind die Verhältnisse, die wir bei der Kostenzuweisung in dieser Methode verwenden werden.

  1. Verteilen Sie die Kosten anteilig

Wenn Projekt A 60 % aller abrechenbaren Stunden umfasst, während auf Projekt B nur 40 % entfallen, können wir nun die Zahlen verwenden, um die Kosten zwischen ihnen aufzuteilen. Konzentrieren wir uns darauf, zu ermitteln, wie sie dazu beitragen sollten.

Nach den obigen Beispielen belaufen sich die auf die abrechenbaren Vorgänge aufzuteilenden Gesamtkosten auf 100 000 $. Projekt B erfordert mehr Stunden, daher sollte es einen größeren Teil der Kosten tragen - genau 60 % davon. Infolgedessen werden dem Projekt 60 000 $ an Kosten zugewiesen. 

Projekt B hingegen benötigt nur 40 % aller abrechenbaren Stunden. Daher sollte es 40 % der Kosten - 40 000 $ - tragen. 

Was ist, wenn ich mehrere Operationen habe? 

Zugegeben, das Beispiel, das wir Ihnen oben gezeigt haben, ist sehr einfach und spiegelt nur die Realität für kleine Unternehmen wider. Was aber, wenn Sie ein wenig (oder viel) mehr Betrieb haben? 

In diesem Fall kann Ihnen eine Projektplanungssoftware helfen - und Primetric ist eine davon. Hier sehen Sie, wie es die häufigsten Fälle von 

Kostenzuweisung in Primetric - Projektschätzungen

Beginnen wir mit einem einfachen Beispiel für Projektbudgets. 

In Primetric können Sie ein Projektbudget direkt nach dem Anlegen eines Projekts erstellen. Das liegt daran, dass das System die Kostenzuweisungen für direkte Kosten in jeder geschätzten Phase des Vorgangs durchführt. Daher werden die voraussichtlichen Kosten für die Arbeit direkt nach der Schätzung der für den Auftrag benötigten Stunden angezeigt. 

Kostenzuweisung nach Phasen in Primetric
Kostenvoranschläge mit Gewinndiagrammen auf der linken Seite werden automatisch in Primetric erstellt

Finanzbericht in Primetric 

Was aber, wenn das Projekt bereits angelaufen ist und Sie sehen wollen, ob es im Budget bleibt? Das lässt sich am einfachsten mit dem Finanzbericht für ein Projekt überprüfen. 

In einem solchen Bericht können zahlreiche Finanzdaten kombiniert werden, unter anderem: 

  • Projekt- und Unternehmensgemeinkosten, 
  • die Kosten für jede im Rahmen des Projekts geleistete Arbeitsstunde, 
  • den Vergleich von Kosten und Einkommen. 

So kann es automatisch die endgültige Gewinnspanne für das Projekt berechnen und zeigen, wie viele Kosten im Unternehmen ein bestimmter Vorgang abdeckt. 

Projektbudgetberichte in Primetric
Projektbudgetbericht mit Gemeinkostenzuschlägen.

Kostenverteilung bei Abrechnungen

Informationen über die Kosten eines Projekts finden Sie auf der Registerkarte Budget. Dort sind die Kosten in 4 Kategorien unterteilt: 

  • ein Dashboard mit einem allgemeinen Überblick über die Kosten, 
  • 3 separate Registerkarten für geplante, nicht abgerechnete und abgerechnete Kosten. 

Dort können Sie alle Einnahmen und Ausgaben in Ihrem Projekt überwachen und entsprechend verwalten. 

Kostenverteilung bei Abrechnungen
Kostenverteilung bei Abrechnungen

Gemeinkosten in Primetric 

In Primetric können Sie außerdem sowohl wiederkehrende als auch einmalige Gemeinkosten zum Projekt hinzufügen - es gibt einen speziellen Bereich für diese Kosten. Diese Kosten werden später der monatlichen Rechnung hinzugefügt oder von ihr abgezogen. 

Kostenzuweisung: Gemeinkosten
Überschreitungen des Projektbudgets in Primetric

Primetric enthält auch Informationen über die Gemeinkosten des Unternehmens, wie Rechnungen, Support-Abteilung oder Bürokosten. Sie wirken sich auch auf die Gewinne aus den Projekten aus - tatsächlich muss jeder einzelne von ihnen einen Teil davon bezahlen! 

Die Gemeinkosten des Unternehmens werden in den Jahresabschlüssen als indirekte Kosten ausgewiesen, d. h. als Kosten, die nicht direkt durch ein Projekt verursacht werden. Die Informationen können zur Bestimmung der Marge dritten Grades verwendet werden, einem ultimativen Indikator für die Rentabilität Ihrer Projekte. 

Kostenzuweisung in Abrechnungsberichten 

Nicht zuletzt ist die Kostenzuweisung in der Rubrik Abrechnungen deutlich sichtbar. Dort finden Sie alle Informationen zu Gemeinkosten, Kosten, Einnahmen und mehr. 

Abschnitt Siedlungen in Primetric

Vorteile der Kostenzuweisung 

Glücklicherweise ist die Kostenzuweisung nicht nur eine Belastung, sondern auch ein großer geschäftlicher Vorteil. 

Um nur einige seiner Vorteile zu nennen, kann es Ihnen helfen: 

  • feststellen, ob Ihre Projekte rentabel sind, 
  • welchen Anteil das Projekt an der Deckung der Organisationskosten hat, 
  • prüfen, ob die Tarife hoch genug sind, um alle Kosten zu decken und Gewinne zu erzielen, 
  • festzustellen, ob die indirekten Kosten nicht den größten Teil des Unternehmensgewinns auffressen,
  • die tatsächlichen Kosten der Dienstleistungen, die Sie für Ihre Kunden erbringen, zu ermitteln, 
  • herausfinden, welche Abteilungen mehr oder weniger Geld ausgeben und wofür sie es verwenden, 
  • die verlorenen Ausgaben den dafür verantwortlichen Personen, Teams oder Abteilungen zuordnen, 
  • die tatsächliche Rentabilität Ihres Unternehmens als Ganzes zu berechnen.

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Arkadiusz Terpiłowski

Mitbegründer

Arkadiusz ist Head of Growth und Mitbegründer bei Primetric. Zuvor war Arkadiusz an der Spitze seines eigenen Softwareentwicklungsunternehmens tätig, wo er das operative Geschäft leitete. Er ist ein großer Fan von Prozessverbesserungen und hat es sich zur Aufgabe gemacht, Softwareunternehmen auf ihrem Weg zum Wachstum profitabler und effizienter zu machen.

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