Project Life Cycle Management in a Nutshell. How to Do It Right?

Ciclo de vida del proyecto - definición

Por definición, el ciclo de vida de un proyecto es un calendario diseñado para ayudar a los gestores a organizar el trabajo y completar con éxito los principales objetivos de una operación determinada. Consta de unos pasos diseñados para ayudar a los gestores a alcanzar sus objetivos y completar sus proyectos. 

Sin embargo, el ciclo de vida del proyecto no sirve exclusivamente como plan de trabajo. También incluye información clave para los gestores y ejecutivos, como: 

• etapas y plazos,
• especialistas implicados (divididos en equipos o etapas si es necesario), 
• estimaciones financieras,
• principales objetivos, tanto para el conjunto del proyecto como para sus etapas, 
• riesgos potenciales.

¿Por qué es crucial el ciclo de vida del proyecto en la industria de las TI? 

Como se puede ver en la lista de factores incluidos en la definición de un ciclo de vida de un proyecto, una línea de tiempo es básicamente un reflejo perfecto de los procesos de desarrollo de software en la industria de TI. Por eso no es de extrañar que la optimización de los ciclos de vida de los proyectos esté ganando poco a poco popularidad en este campo. 

En general, un ciclo de vida de gestión de proyectos permite a la empresa crear un plan de trabajo fiable y repetible para un proyecto de amplio alcance para diferentes miembros del equipo. También incluye todos los elementos cruciales presentes en los proyectos de TI. En otras palabras, si la empresa sigue los pasos del ciclo de vida del proyecto al pie de la letra, las posibilidades de que un proyecto tenga éxito aumentan exponencialmente, al igual que la satisfacción de los miembros del equipo.

Además, el ciclo de vida de un proyecto también tiene un impacto significativo en los indicadores clave de la industria de las TI. Cuando las fases del proyecto se gestionan adecuadamente, pueden mejorar drásticamente la tasa de utilización y la precisión de toda la estimación, lo que se traduce en mayores beneficios. 

Ciclo de vida de la gestión de proyectos para ejecutivos

Sin embargo, la mejora del ciclo de vida de un proyecto también es atractiva para los distintos gestores del sector, entre ellos: 

• CEO, que puede supervisar los indicadores críticos (es decir, la demanda de capacidad y la rentabilidad), así como los propios proyectos con el ciclo de vida del proyecto, 
• El director de operaciones, que puede utilizar un ciclo de vida del proyecto para gestionar a las personas de los distintos departamentos, así como sus relaciones y comunicación, 
• PMO, que se beneficiará de un ciclo de vida del proyecto analizando los proyectos y sus estados. Cualquier otro gestor de proyectos también puede hacerlo.

Además, un ciclo de vida del proyecto predecible también es valioso para los desarrolladores, ya que les da un sentido de dirección e instrucciones claras sobre lo que deben hacer a continuación. Las distintas fases del proyecto les muestran hacia dónde se dirigen y qué deben hacer a continuación.

Por lo tanto, no tenemos dudas de que todos los miembros de la empresa de TI pueden beneficiarse de la mejora del ciclo de vida de un proyecto. Pero, ¿qué se esconde realmente en él? 

Empecemos por definir de qué fases se compone el ciclo de vida de un proyecto.

Fases del ciclo de vida del proyecto

Según el PMI/PMBOK, el ciclo de vida del proyecto se divide en 5 fases consecutivas: 

• fase de iniciación, 
• fase de planificación, 
• fase de ejecución, 
• fase de seguimiento, 
• fase de cierre.

Cada una de estas fases conlleva nuevos retos para todo tipo de gestores. 

Sin embargo, esto no debe disuadirle de optimizar las fases de la gestión de proyectos. Y es que las fases del ciclo de vida del proyecto se diseñaron para cubrir todos los factores críticos de la gestión de proyectos y ofrecer a los ejecutivos una visión global de sus operaciones, como en nuestra plantilla del ciclo de vida del proyecto que puedes descargar aquí mismo. 

Fase de iniciación

La fase de iniciación del ciclo de vida de un proyecto se centra en comprender el propósito de un proyecto y a todas las personas implicadas. 

En general, la fase de iniciación del proyecto se centra en los motivos de los clientes y otras partes interesadas. En este punto del ciclo de vida de un proyecto, hay que entender sus objetivos, motivaciones y esperanzas para crear una visión general del proyecto y definir sus principales objetivos. 

Para ello, y para completar la iniciación del proyecto, es necesario: 

• Identificar a los principales representantes de los clientes y a sus interlocutores, 
• identificar el alcance del proyecto y definir sus objetivos relacionados con el producto, 
• Definir los resultados de los proyectos y las posibles soluciones, por ejemplo, realizando un estudio de viabilidad,  

Sin embargo, el análisis para el inicio del proyecto no termina aquí. La fase de iniciación del ciclo de vida de un proyecto también debe comprobar si su empresa puede realizar el proyecto siguiendo los requisitos elegidos por el cliente. Para ello es necesario ponerse en contacto con los gestores de proyectos y otros ejecutivos adecuados.

Por lo tanto, después de terminar las conversaciones con el posible cliente, también debería: 

• compruebe si su empresa dispone de tiempo para completar el proyecto en general, 
• iniciar la previsión de la gestión del proyecto: estimar el presupuesto y los recursos que probablemente se necesitarán para completar el proyecto, 
• crear el calendario y establecer los plazos del proyecto,
• evaluar el riesgo potencial con otros gestores de proyectos, 
• crear una propuesta de proyecto. 

Entonces, y sólo entonces, su empresa podrá confirmar realmente si el proyecto puede entregarse y proporcionar al cliente su esquema realista.  

Fase de iniciación: ejemplo

Un nuevo cliente se puso en contacto con la empresa Best. Desea adquirir una aplicación personalizada totalmente funcional que pueda conectarse al software del almacén en el que almacena su producto. 

Tras una conversación inicial con el cliente, resultó que el proyecto implicará: 

• responder a las necesidades del propietario de la página web, de las personas que la gestionan y de los empleados responsables del almacén y del producto que se encuentra en él, ya que quieren mostrar el número de productos disponibles en línea, 
• una aplicación completa, con una tienda online y un CMS, 
• medidas de seguridad, ya que la aplicación tendrá que procesar las cuentas de los clientes y sus datos. 

Con esto en mente, el equipo de ventas se dirige a los gestores (o a un director de proyecto elegido) para comprobar la disponibilidad de recursos en un futuro próximo. 

Basándose en la herramienta de planificación de recursos y en la de gestión de proyectos (que a veces pueden fusionarse en una sola herramienta), estiman el presupuesto y los recursos que probablemente se necesitarán para completar el proyecto. Si no están seguros de la disponibilidad de sus recursos a largo plazo, los gestores de proyectos y otros ejecutivos deberían considerar la posibilidad de probar una herramienta de planificación de recursos.

A continuación, comprueban si estos recursos están disponibles antes de los plazos - afortunadamente, lo están. Una vez comprobado esto, crean el calendario y fijan los plazos del proyecto. Toda esta información se incluye en la propuesta de proyecto. La primera parte del ciclo de vida de la gestión de proyectos está terminada.

Fase de planificación

La fase de planificación del proyecto en el ciclo de vida del mismo consiste en examinar con detenimiento las etapas consecutivas del proyecto, y no es necesariamente el trabajo de un gestor de proyectos. 

El objetivo principal de la fase de planificación es crear un calendario con etapas y objetivos basados en los resultados establecidos en la fase de inicio y comunicar estos objetivos a las partes interesadas. 

Para completar la fase de planificación de un proyecto, primero debe crear un plan de proyecto detallado basado en la planificación de recursos para la gestión del proyecto, así como otros datos clave.

Planificación de proyectos: puntos clave

El plan del proyecto debe incluir:

• especificación funcional del producto final, 
• plan maestro, 
• calendario del proyecto, 
• estado de la gestión de riesgos, 
• informe de hitos. 

Una vez hecho esto, hay que pasar al análisis interno.

Análisis interno: principales conclusiones

• calcular los recursos y estimar el presupuesto necesario para la realización del proyecto, 
• Asignación de recursos (inicialmente en borradores de asignaciones, si están disponibles) - no dude en utilizar nuestras estrategias de suavización de recursos para hacerlo, 
• evaluación de riesgos. 

En estas fases del ciclo de vida, debe prestar especial atención a la exactitud de los cálculos. No intente hacerlo en Excel o en largas conversaciones, ya que puede provocar numerosos errores. 

Siga los pasos de las empresas que hicieron bien sus cálculos: por ejemplo, Netgen mejoró sus estimaciones y redujo el número de facturas incorrectas a 0. ¿Cómo? Lo comentamos en nuestro estudio de caso con Netgen con pasos detallados de gestión de proyectos.

Fase de ejecución

Como puede imaginar, la fase de ejecución de un proyecto del ciclo de vida de un proyecto se diseñó para realizar el trabajo y entregar un producto al cliente. Sin embargo, es más fácil decirlo que hacerlo, incluso con un plan de proyecto muy detallado.

El principal reto de la fase de ejecución es el número de personas que participan en ella. Ya no se trata sólo de los interesados. Ahora los especialistas, los desarrolladores, los probadores, otros miembros del equipo y los directivos también tienen su opinión al respecto, y todos ellos deben participar en la planificación y ejecución del proyecto.

Para evitar cualquier problema y falta de comunicación en la ejecución del proyecto, en esta fase del ciclo de vida del proyecto debes centrarte en 

• crear tareas y organizar flujos de trabajo para mejorar la comunicación y evitar problemas en el proceso: vea cómo lo hizo Monterail, 
• explicar las tareas a los gestores y especialistas responsables de su ejecución, y transmitir esa información al equipo del proyecto,
• La comunicación constante entre las partes, incluyendo la notificación de problemas, comentarios y cualquier cambio que pueda aparecer, 
• Informar del progreso, tanto de las fases como de todo el proyecto, y supervisar el flujo de trabajo en general,
• reaccionar ante cualquier cambio imprevisto, 
• Controlar los presupuestos y otros gastos para garantizar la rentabilidad de las operaciones, por ejemplo, utilizando un software de gestión de presupuestos de productos o un rastreador de gastos de proyectos. 

Todos estos pasos de la gestión de proyectos deben completarse antes de pasar al cierre del proyecto, ¡y está más cerca de lo que se espera!

Fase de cierre y seguimiento

Ciclo de vida de la gestión de proyectos: cierre

En algún momento, su proyecto llegará inevitablemente a su fin, por lo que es el momento de la fase de cierre. En general, se combina con el seguimiento del resultado de un proyecto y la evaluación de su calidad. 

No es difícil concluir que, en general, la fase de cierre tiene un objetivo: preparar un producto para su entrega. Sin embargo, no es tan sencillo como parece. En este punto, es necesario: 

• resolver los problemas críticos, si es que queda alguno, 
• perfeccionar las características necesarias, 
• la realización de la aplicación, si es necesario. 

Ciclo de vida de la gestión de proyectos: seguimiento

Aun así, la entrega de un proyecto al cliente no significa que haya terminado. 

Por ejemplo, en el ciclo de vida de los servicios profesionales, un producto final puede mantenerse y mejorarse durante años y nunca estar realmente terminado. 

Sin embargo, para aquellos proyectos que llegan a su fin, la diversión no ha terminado también. Esos proyectos son una valiosa fuente de información para quienes los ejecutan. Eso significa que hay que hacer un seguimiento adecuado de ellos. 

Por "adecuadamente", queremos decir que es necesario: 

• Analizar el rendimiento del proyecto: recomendamos utilizar datos en tiempo real, como hizo Fingoweb, 
• analizar la actuación de un equipo (si se trata de un equipo) o la actuación de especialistas individuales, 
• documentar un proyecto y volver a comprobar todos los datos para futuras referencias, 
• Recoger las revisiones y los comentarios posteriores a la aplicación, 
• contabilizar el presupuesto y todos sus elementos para comprobar la rentabilidad del proyecto (en Primetric, estos indicadores también pueden comprobarse en cada fase del proceso gracias a la contabilidad del proyecto en tiempo real). 

Pero, ¿por qué hacerlo si el proyecto ya no existe y está olvidado? 

Pues no debería ser así. 

Cada operación en su empresa es un experimento de su propia clase: al final, no hay proyectos idénticos. Por tanto, cada acción tiene sus conclusiones que puedes utilizar para mejorar proyectos similares en el futuro.

Análisis de cierre - puntos clave

Por ejemplo, basándose en el análisis de cierre que mencionamos anteriormente, puede: 

• comprobar si un determinado tipo de proyecto es rentable o incluso realizable con una determinada condición, 
• encontrar los mejores equipos y personas, convencerlos de que permanezcan en su empresa durante más tiempo y utilizar su experiencia para proyectos más exigentes, 
• utilizar los elementos de los proyectos anteriores para acelerar los nuevos, 
• utilizar las revisiones y los comentarios para mejorar proyectos similares en el futuro, 
• controlar el presupuesto y encontrar costes que puedan convertirse en ahorros potenciales en el futuro. 

Plantilla del ciclo de vida del proyecto - descargar ahora

Si ha leído con atención hasta este punto, ya sabe que el ciclo de vida del proyecto es una creación muy compleja. Entonces, ¿cómo puede utilizarlo en beneficio de su empresa? 

En primer lugar, puede empezar utilizando nuestra plantilla para la gestión del ciclo de vida del proyectopara no tener que copiar y pegar todos los elementos mencionados anteriormente. 

También puede utilizar la ayuda de Primetric, una herramienta que refleja los procesos del sector de las TI. Navegue por nuestro sitio web o reserve una demostración ahora mismo para obtener más información.