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Was macht ein Angebot zu spät, um noch berücksichtigt zu werden?
Ein paar Dinge müssen einfach in einem Angebot enthalten sein. Diese sind:
- Allgemeine Beschreibung des Projektumfangs.
- Die geschätzte Anzahl der Stunden, die für jeden Teil des Projekts benötigt werden.
- Eine Übersicht über die Fachleute und ihre Fähigkeiten, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind.
Geschätzte Kosten für Arbeiten und andere notwendige Ausrüstungen sowie der Endpreis des Projekts.
Diese Liste mag auf den ersten Blick einfach klingen. Wenn Manager jedoch versuchen, für jeden dieser Schritte spezifische Werte zu entwickeln, kann ihnen schnell die wertvolle Zeit ausgehen.
Aber warum passiert das?
Was hält Sie davon ab, ein Angebot in wenigen Minuten zu erstellen?
Stellen Sie sich ein dynamisch wachsendes Unternehmen mit etwa 70 Mitarbeitern vor. Normalerweise haben sie alle Hände voll zu tun, aber das Unternehmen ist bereit, ein weiteres Projekt zu übernehmen.
Nachdem sie einen Projektumfang erhalten haben, müssen die Manager nun ein Angebot erstellen. Da es jedoch an geeigneten Instrumenten fehlt (außer natürlich den altbewährten Tabellenkalkulationen), müssen sie:
- keine historischen Daten über die Dauer ähnlicher Projekte und Operationen in der Vergangenheit haben; daher können sie die Anzahl der Stunden, die für die Fertigstellung des neuesten Vorhabens benötigt werden, nicht genau einschätzen.
- haben Probleme, sich daran zu erinnern, welche Fähigkeiten ihre Mitarbeiter haben. Daher müssen sie entweder stundenlang nach diesen Informationen fragen oder ihr Angebot auf ein Bauchgefühl stützen.
- wissen nicht, wie viele verfügbare Stunden ihre Teams für das neue Projekt verwenden können. Sie verfügen nicht über eine einzige Quelle der Wahrheit über die Zuweisungen und müssen ihren Projektplan auf Annahmen und Wunschdenken stützen.
- haben keine Informationen über den genauen Arbeitsaufwand, den jeder Spezialist für das Projekt aufbringen kann. Folglich können sie die Kosten für die Arbeit nicht sofort vorhersagen und sind nicht in der Lage, den endgültigen Preis für die Operation zu bestimmen.
Kurz gesagt, den Managern fehlt es an einer einzigen Quelle der Wahrheit und an Verbindungen zwischen den verschiedenen Elementen ihres Unternehmens. Das Ergebnis ist, dass sie:
- Entweder müssen sie stundenlang die Tabellenkalkulationen zusammenführen und hoffen, dass sie dabei keinen Fehler machen,
- oder sie erstellen das Angebot auf der Grundlage ihrer eigenen Annahmen und ihres subjektiven Wissens und hoffen, dass ihre Annahmen richtig sind.
Unabhängig davon, für welche Option sie sich entscheiden, stehen sie immer noch vor einem Prozess, der mindestens ein paar Tage ihrer Zeit in Anspruch nehmen wird. Und mit jeder Sekunde, die sie damit verbringen, entfernen sie sich immer weiter von der Übernahme des Projekts...
Aber als wir anfingen, war es einfach, ein Angebot zu erstellen!
Ja, das war wirklich einfach - als Ihr Unternehmen bestenfalls ein paar Dutzend Mitarbeiter hatte!
Kleine Unternehmen hatten in der Regel keine Probleme bei der Erstellung eines Angebots, da ihr Wissen über die Mitarbeiter sowie deren Fähigkeiten und Kapazitäten oft auf den persönlichen Beziehungen zwischen Führungskräften und Mitarbeitern beruht. In einem kleinen Unternehmen ist es leicht, solche Beziehungen aufrechtzuerhalten.
Bei 50, 100 oder 200 Mitarbeitern an Bord ist es jedoch schlichtweg unmöglich, alle Personen, ihre Fähigkeiten und ihre Verfügbarkeit zu kennen. Infolgedessen wird das Ressourcenmanagement immer schwieriger, was zu Terminkonflikten und anderen Fehlern im Ressourcenmanagementplan führt.
Wie erstellen große Unternehmen ihre Angebote in nur wenigen Minuten?
Sie nutzen einfach die Instrumente, die ihnen einen Überblick über den Talentpool und die verfügbaren Kapazitäten ihrer Mitarbeiter verschaffen.
Große IT-Dienstleistungsunternehmen - darunter auch unsere Kunden - haben Tools implementiert, die Ressourcen- und Kompetenzmanagement mit Finanzmanagement kombinieren. Das Ergebnis: Sie können:
- Schätzungen für jede Phase des Projekts auf der Grundlage der historischen Daten erstellen,
- ihre Mitarbeiter nach Fähigkeiten sortieren, um sie auf das Projekt abzustimmen,
- ihre verfügbare Kapazität zu prüfen und sie mit dem Projektbedarf zu vergleichen,
- die Kosten für die Arbeit mit Stundensätzen oder Gehältern für jeden einzelnen Mitarbeiter schätzen.
Klingt wie ein Traum? Hier ist, wie er wahr werden kann.
Ein bisschen Unsicherheit? Kein Problem!
Beginnen wir mit den Grundlagen - dem Anlegen eines neuen Projekts im System. Dies können Sie auch dann tun, wenn Sie noch nicht sicher sind, ob Ihr Unternehmen das Projekt übernehmen wird. Dank der Option "Vorläufiges Projekt " können Sie jedes beliebige Projekt entwerfen, ohne dass dies Auswirkungen auf die tatsächlichen Zeitpläne hat.
An dieser Stelle können Sie auch eine Reihe anderer Details für Ihr zukünftiges Projekt festlegen, einschließlich der Art der Finanzierung, der Manager und der Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt in Betrieb geht.
Schätzung des Projektumfangs in Primetric
Nachdem Sie ein Grundgerüst für ein Projekt erstellt haben, können Sie es nun in aufeinanderfolgende Phasen unterteilen und die Dauer jeder einzelnen Phase schätzen. Später können Sie der Prognose auch finanzielle Informationen hinzufügen, um festzustellen, ob sich das Projekt für Sie überhaupt lohnt oder nicht.
Natürlich müssen Sie die Rentabilität des Projekts nicht selbst berechnen! Während Sie die Details in die oben gezeigten Felder eintragen, wird unterhalb der Schätzung ein Diagramm angezeigt. Sie ändert sich dynamisch mit jedem Wert in der Tabelle und zeigt Ihnen genau die Kosten und Gewinne eines bestimmten Vorhabens.
Sollte das Projekt akquiriert werden, enthält das Diagramm später auch die Ist-Daten des Projekts, während es fortschreitet. So können Sie sowohl die Arbeit als auch die Kosten live und ohne Verzögerungen verfolgen.
Finden Sie die richtigen Fähigkeiten und verfügbaren Mitarbeiter? Geben Sie uns nur ein paar Sekunden Zeit!
Was aber, wenn Sie herausfinden wollen, ob Sie die richtigen Leute für den Job haben?
Ein paar Zentimeter weiter unten finden Sie eine Suchleiste, die Ihnen dabei hilft, das herauszufinden. Die Kunden von Primetric können damit Personen nach ihren Fähigkeiten, Erfahrungen und Kapazitäten sortieren, um Mitarbeiter zu finden, die perfekt zu ihren Anforderungen passen.
In diesem Beispiel ist das Projekt natürlich noch vorläufig, und die Manager können nicht sicher sein, ob es akquiriert wird. In einem solchen Fall brauchen sie den aktiven Zuweisungen keine Spezialisten zuzuweisen. Stattdessen können sie eine Option nutzen, um einige weiche Buchungen zu testen, um zu sehen, wie das Geschäft mit einem neuen Projekt an Bord aussehen würde, oder um einfach verschiedene Szenarien zu testen.
Flexible Entwürfe und unbegrenzte Änderungen, wann immer Sie sie brauchen
Natürlich müssen Sie später nicht alle Zuweisungen separat verwalten, sondern können dazu einfach den Projektkalender verwenden.
Mit dieser Funktion können Sie durch einfaches Ziehen und Ablegen jede der Zuweisungen entweder verlängern oder verkürzen. Sie können auch alle Details durchsuchen und ändern, falls dies erforderlich sein sollte.
Projektbudget? Es ist schon da!
Und wie wirken sich diese Zuweisungen auf das Projektbudget aus?
Die Antwort lautet: automatisch!
Sobald Sie eine Zuweisung erstellen, sei es eine vorläufige oder eine permanente, erscheinen die Informationen über die Kosten für die Arbeit an einem bestimmten Spezialisten auf der Registerkarte Budget. Dort finden Sie Informationen über alle Ausgaben, die von Ihren Mitarbeitern verursacht werden. Sie können hier auch einige Gemeinkosten hinzufügen, um Ihr Budget noch präziser zu gestalten!
Wie bei den ersten Schätzungen ist die Registerkarte "Budget" natürlich auch nach dem Start des Projekts nützlich. Mit jeder erfassten Stunde vergleicht das System die anfänglichen Annahmen mit den tatsächlichen Daten auf den Kosten- und Stundenzetteln und verschafft Ihnen so einen umfassenden Überblick über die Arbeit in Ihrem Projekt.
Möchten Sie andere Prozesse in Ihrem Unternehmen verbessern?
Für uns ist das kein Problem!
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- Einnahmenprognose,
- Verbesserung der Rentabilität eines IT-Unternehmens,
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- Strategien zur Optimierung der Arbeitskräfte,
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Wenn Sie sich vorstellen können, in Ihrem Unternehmen bereits einige fortschrittliche Skill-Management-Funktionen einzusetzen, starten Sie einfach eine Testversion von Primetric oder buchen Sie eine Demo - wir zeigen Ihnen gerne, wie Sie von den schnellen Angeboten profitieren können!
