Wissen Sie, wofür Sie bezahlen? Projektkostenmanagement Schritt für Schritt

Wissen Sie, was Sie bei Ihrer letzten Finanzanalyse falsch gemacht haben?

Natürlich passieren allen Projektmanagern Fehler, aber in Zeiten der Krise ist es noch wichtiger, sie zu vermeiden als zuvor. Deshalb sollte das Projektkostenmanagement ein unverzichtbarer Bestandteil Ihres Managements werden - und hier erfahren Sie, wie Sie den Prozess nutzen können, um Gewinne zu erzielen.

Was ist Projektkostenmanagement? 

Das Kostenmanagement in einem Projekt umfasst die Planung, Verwaltung und Kontrolle des Projektbudgets und aller Projektkosten von einer ersten Schätzung bis zu einer Zusammenfassung am Ende des Projekts. Kurz gesagt, es bietet eine vollständige Abdeckung aller Kosten im Projektumfang und ist eine Grundlage für das Projektmanagement für finanzielle Zwecke.

Der Zweck des Kostenmanagements ist sehr einfach, aber für IT-Unternehmen von entscheidender Bedeutung: Es soll die Rentabilität des Projekts in jeder Phase des Projektlebenszyklus sicherstellen. 

4 Phasen, die Ihr Kostenmanagementprozess haben muss 

Wie jeder andere Prozess, der den gesamten Lebenszyklus eines Projekts abdecken soll, ist auch der Kostenmanagementplan in mehrere Phasen unterteilt, die ein Projektmanager nutzen kann, um kritische Finanzdaten wie Kostenüberschreitungen oder variable Kosten zu kontrollieren. Kurz gesagt, der Kostenmanagementplan wurde entwickelt, um den Projektmanagern zu helfen, den Überblick über das Projekt zu behalten, unabhängig von zeitlichen Veränderungen, Ressourcenplanung oder zukünftigen Projektkosten. 

Diese Stufen umfassen: 

Ressourcenplanung 

Der Prozess der Ressourcenplanung hat ein sehr einfaches Ziel: das Projekt in Phasen und Aufgaben aufzuteilen, die richtigen Mitarbeiter für jede dieser Phasen zuzuweisen und den Projektmanagern, die an einer perfekten Kostenkontrolle interessiert sind, die Bewertung der tatsächlichen Kosten zu erleichtern.

Der Prozess erfordert entweder einen Projektstrukturplan oder einen detaillierten Projektumfang, der als Grundlage für die Zuweisungen während des gesamten Projektlebenszyklus dient. Beide Dokumente sind jedoch anfällig für menschliche Fehler oder ein Ausufern des Umfangs, was zu Verzögerungen und Zuordnungsproblemen führt. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für solche Probleme - und einige Tipps, wie Sie sie vermeiden können. 

Wichtigste Herausforderungen bei der Ressourcenplanung

Ressourcenplanungsprozesse leiden in der Regel unter Problemen wie: 

• das Fehlen historischer Daten über ähnliche Projekte, die eine realistische Einschätzung des Arbeitsaufwands in den einzelnen Aufgaben oder Phasen ermöglichen würden. Wir empfehlen dringend, Projekte zu akquirieren, mit denen Ihr Unternehmen bereits Erfahrungen gesammelt hat. Andernfalls kann es passieren, dass Ihr Unternehmen den Projektumfang überschreitet oder unrentabel wird, da sich das Projektbudget durch zusätzliche Arbeiten ändern kann, 
• keine Kenntnis über die Verfügbarkeit der Mitarbeiter während der gesamten Projektlaufzeit, was zu Überbuchungen oder Lücken in der Zuweisung führt. Dies führt in der Regel dazu, dass nicht verfügbare Personen einem Projekt zugewiesen werden - und es nicht zu Ende führen können! 
• Erstellung eines Projektplans auf der Grundlage der eigenen Vorstellungen des Managers, anstatt sich mit anderen Experten zu beraten. Projektmanagement-Software kann Ihnen helfen, dieses Problem zu lösen und Ihre Projektbudgets zu verbessern!
• Unterschätzung des für die Durchführung des Projekts erforderlichen Arbeitsaufwands, 
• die Nichtberücksichtigung von Verzögerungen oder Risiken in der Ressourcenplanung und die daraus resultierende Erstellung unrealistischer Projektzeitpläne. 

Kostenvoranschlag

Wenn Sie Ihren Ressourcenplan bereits fertiggestellt und etwas zusätzliche Zeit für eventuelle kleinere Verzögerungen eingeplant haben, können Sie nun mit der Kostenschätzung für das gesamte Projekt beginnen. 

An dieser Stelle sollten Sie versuchen, die Kosten für die Arbeit anhand der tatsächlichen Stundensätze oder Löhne der Mitarbeiter zu berechnen, die Sie in Ihrem Ressourcenplan für das Projekt vorgeschlagen haben. Dies ist für die Genauigkeit unserer Schätzungen von entscheidender Bedeutung, da die Auswahl verschiedener Spezialisten sowohl die Arbeitskosten als auch das Arbeitstempo aufgrund der Verfügbarkeit der Ressourcen beeinflussen kann. 

Eine solche Kostenschätzung muss sehr genau vorgenommen werden, da sie als Grundlage für den weiteren Vergleich mit den während des Projektkostenmanagements gesammelten tatsächlichen Daten dient. 

Wichtigste Herausforderungen bei der Kostenabschätzung

Auch wenn die Kostenschätzung im Rahmen des Projektkostenmanagements einfach zu sein scheint, gibt es doch ein paar entscheidende Probleme, die Sie bei der Durchführung Ihres Prozesses vermeiden sollten. Dazu gehören: 

• Verwendung unrealistischer Daten für Ihre Berechnungen. Keine durchschnittlichen Stundensätze und keine Annahmen; arbeiten Sie nur mit den tatsächlichen Informationen aus dem Ressourcenplan, um Fehler zu vermeiden. 
• die Verwendung eines zu optimistischen Ressourcenplans in Ihren Berechnungen. Noch einmal: Lassen Sie in Ihrem Projekt Raum für unerwartete Ereignisse! 

Kostenbudgetierung 

Nachdem Sie einige genaue Schätzungen erstellt haben, können Sie nun ein Projektbudget erstellen. 

Was sollte in die Kostenplanung für das Projektmanagement einbezogen werden?

Ihre Berechnungen sollten Folgendes beinhalten: 

• Arbeitskosten , die auf der Grundlage der tatsächlichen Stundenlöhne oder -gehälter der für ein Projekt und seine Phasen eingesetzten Mitarbeiter berechnet werden. Verwenden Sie hier keine Durchschnittssätze - sie sind nicht genau genug, um Ihnen korrekte Schätzungen zu liefern! 
• Projektgemeinkosten, wie Kosten für Ausrüstung, Software oder projektbezogene Reisen, 
• einen Teil der organisatorischen Gemeinkosten, die das Projekt mit seinem Gewinn decken muss. Wie man diese Kosten aufteilt und berechnet, haben wir in unserem Artikel über die Kostenzuweisung erläutert, 
• Kosten für zusätzliche Risikofaktoren, die Ihr Projekt möglicherweise abdecken muss. 

Ein solches Budget wird in einer späteren Phase des Projektkostenmanagements als Grundlage für den Vergleich mit den tatsächlichen Kosten der Maßnahme verwendet. 

Die wichtigsten Herausforderungen der Kostenplanung

Zu den wichtigsten Fehlern, die Sie bei der Erstellung eines Projektbudgets machen können, gehören: 

• die Kosten für die Gemeinkosten nicht in Ihr Budget aufzunehmen,
• kein Spielraum für Fehler oder zufällige Verzögerungen - denken Sie daran, dass diese Dinge ohne ersichtlichen Grund passieren können und nicht außer Acht gelassen werden sollten! 
• das Fehlen von Informationen über die Kosten der Gemeinkosten. Wenn Sie diese Daten nicht im Auge behalten, sollten Sie damit beginnen, denn sonst könnten Sie bei der Bewertung der finanziellen Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens eine unangenehme Überraschung erleben. 

Kostenkontrolle 

Nicht zuletzt müssen Sie die Ausgaben während des gesamten Projekts kontrollieren, um sicherzustellen, dass es nicht nach einiger Zeit unrentabel wird. Um dies zu tun, können Sie:

Finanzielle Projektanalyse verwenden 

Wenn das Projekt noch im Gange ist, können Sie die Elemente der Projektfinanzanalyse nutzen, um festzustellen, ob das Budget bisher nicht überstrapaziert worden ist. Die beste Methode hierfür ist die Berechnung des Kosten-Leistungs-Index. 

Dieser Indikator zeigt an, ob die Anzahl der Stunden im Projekt die Erwartungen übertroffen hat. Daher kann dieser Indikator später verwendet werden, um einen Teil des Budgets anzuzeigen, der noch verwendet werden kann. 

Kosten-Leistungs-Index - Beispiel

Nehmen wir an, dass die Hälfte von Projekt A bereits abgeschlossen ist. Es sollte 1600 Stunden dauern. Für den Abschluss der Arbeit bis zu diesem Punkt wurden jedoch 750 Stunden benötigt. Daher müssen wir den Fortschritt (in diesem Fall 0,5, denn 1 steht für ein vollständig abgeschlossenes Projekt) mit 1600 geschätzten Stunden multiplizieren und das Ergebnis durch 750 teilen. In diesem Fall beträgt der CPI 1,07 - das Projekt hat 7 % mehr Budget verbraucht, als es eigentlich sollte. 

Verfolgen Sie Ihre Fortschritte mit speziellen Tools 

Im 21. Jahrhundert müssen Sie den Projektfortschritt natürlich nicht mehr täglich von Hand berechnen. Einige fortschrittliche Tools - wie Primetric - können die im Projekt verfolgte Zeit nutzen, um die Kosten der Arbeit automatisch zu berechnen, so dass Sie die tatsächlichen Kosten für Ihr Projekt in Echtzeit erhalten. 

Die wichtigsten Herausforderungen bei der Kostenkontrolle

Wie bei jedem anderen Teil des Projektkostenmanagements gibt es auch bei der Kostenkontrolle einige Punkte, die Sie bei Ihrem Prozess vermeiden sollten. Dazu gehören: 

• wenn Sie in Ihrem Unternehmen keine ausreichende Zeiterfassung durchsetzen. Ohne Zeiterfassung gibt es keine Kosten, daher ist es wichtig, alle Mitarbeiter davon zu überzeugen, ihre Stundenzettel auszufüllen! 
• die Verwendung falscher oder durchschnittlicher Löhne für die Berechnungen. Wir können es nicht oft genug betonen - jeder Fehler hier wirkt sich auf alle Berechnungen aus! 
• zu viel Zeit mit den Berechnungen zu verbringen. Auch die Zeit des Managers ist kostbar und sollte nach Möglichkeit eingespart werden. Daher empfehlen wir dringend, für solche Berechnungen spezialisierte Tools zu verwenden - sie können den gesamten Prozess automatisieren! 

Vorteile des Projektkostenmanagements 

An dieser Stelle fragen Sie sich vielleicht: Aber wozu das alles? 

Das Projektkostenmanagement bietet zahlreiche Vorteile, die Sie davon überzeugen sollten, dieses Verfahren täglich anzuwenden. Zu diesen Vorteilen gehören: 

• Vermeidung von Kostenüberschreitungen und Gewährleistung, dass Ihre Projekte so rentabel wie möglich sind,
• die Ihnen helfen, den Preis für ein Projekt genau zu berechnen, 
• Vermeidung von Risiken und Budgetierungsproblemen in der Zukunft, 
• den Managern zu helfen, die finanziellen Probleme des Projekts zu finden und zu lösen, bevor sie zu einer dringenden Angelegenheit werden. 

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Wir können Ihnen dabei helfen - und wir werden Ihnen auch bei einigen anderen Dingen behilflich sein! 

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• Verringerung des Personalbestands und Einsparung von Tausenden von Dollar, 
• Verbesserung der Rentabilität eines IT-Unternehmens, 
• Kostenüberschreitung - und deren Vermeidung, 
• die Messung der finanziellen Leistungsfähigkeit des Unternehmens, 
• Einbeziehung der Gemeinkosten in den Preis der abrechenbaren Stunden, 

und viele mehr. 

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