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1. Überkomplizierte Zahlungen = zusätzliche Kosten
Viele Unternehmen, insbesondere die kleinen, neigen dazu, den Preis für die Arbeitsstunden während des Projekts zu ändern; je mehr Stunden, desto niedriger der Preis. Andere neigen dazu, Zeit- und Materialaufwand mit Festpreisprojekten zu kombinieren und für ein einziges Projekt abzurechnen. Ein solches Vorgehen bei der Projektbudgetierung kann jedoch sehr unrentabel sein - und Sie wissen es vielleicht nicht einmal!
Je einfacher die Struktur, desto besser die Finanzen
Während es für einen Kunden verlockend sein mag, den Preis im Laufe des Projekts zu senken, kann dies für einen Anbieter schnell zu einer Katastrophe werden. Solche Preisänderungen:
- macht es sehr schwierig, die Kosten für ein Projekt vorherzusagen,
- ist eine der Hauptursachen für alle Arten von Fehlern in den Abschlussrechnungen und kann ein Grund für den Verlust des Vertrauens in die Beziehung zwischen Unternehmen und Kunden sein,
- macht jede Arbeitsstunde weniger rentabel,
- erzeugt Tausende von Dollar an zusätzlichen Kosten allein für die Berechnung der Werte,
- macht Ihre Prozesse nicht skalierbar; mit ihnen kann Ihr Unternehmen einfach nicht wachsen.
Mit anderen Worten: Überkomplizierte Zahlungen mögen Kunden anlocken, aber sie können auch das Budget Ihres Unternehmens ruinieren!
Wie kann man die Finanzen einfach halten?
70 Prozent unserer Kunden vereinfachen ihre Finanzstruktur, während sie wachsen - und sie wachsen noch schneller mit sehr einfachen Prozessen. Das kommt nicht von ungefähr: Das ist einfach die beste Antwort auf Kosten, die durch zu komplizierte Prozesse entstehen.
Die größten Unternehmen, mit denen wir zusammenarbeiten, haben nur drei Arten von Finanzprojekten:
- Festpreis,
- Zeit und Material,
- Beibehaltung.
Infolgedessen perfektionierten sie ihre Finanzüberwachung und wurden in die Lage versetzt, jeden einzelnen Pfennig im Auge zu behalten, ohne Tausende von Dollar für sinnlose Berechnungen zu verschwenden.
2. Verkauf von Festpreisprojekten = sinkende Rentabilität
Aber was wäre, wenn einige Arten von Finanzmitteln in Projekten riskanter wären als andere?
Das ist bei Festpreisprojekten tatsächlich der Fall. Während sie für Kunden definitiv ein Schnäppchen sind, kann es für IT-Dienstleistungsunternehmen schwierig sein, sie rentabel zu gestalten - insbesondere auf längere Sicht. Einige unserer Kunden waren zum Beispiel überrascht, als sie feststellten, dass ihre FP-Projekte einen Verlust von 4 % einbrachten!
Warum können sich Festpreisprojekte als unrentabel erweisen?
Dafür gibt es einige Gründe:
- ihre Gewinnspanne ändert sich im Laufe der Jahre mit der Inflation,
- Sie verursachen oft zusätzliche Kosten, die zwar im Projektumfang, nicht aber im Budget enthalten sind,
- Sie mussten ohne Rücksicht auf die Kosten ausgeführt werden, es sei denn, der Vertrag sieht etwas anderes vor.
Kurz gesagt, sie sind nicht flexibel genug, um mit den Veränderungen im Umfeld Schritt zu halten.
Welche Festpreisprojekte sind am rentabelsten?
Nicht alle Festpreisprojekte sind zu verteufeln - einige von ihnen können sich auch als sehr erfolgreich erweisen.
Sogenannte Schnellreparaturen oder kleine, produktbezogene Projekte gehören oft zu den rentabelsten. Da es sich in der Regel um kurzfristige Projekte handelt, kann der Arbeitsumfang genau eingeschätzt und der Preis festgelegt werden, was den Unternehmen die Möglichkeit gibt, große Gewinne zu erzielen.
Einige der langfristigen Festpreisprojekte können ebenfalls rentabel sein, vorausgesetzt, Ihr Unternehmen verfügt über Erfahrung bei der Durchführung dieser Projekte. Sogenannte "grauhaarige" Projekte (oder einfach Projekte, die Ihr Unternehmen bereits mehrfach erfolgreich durchgeführt hat) können genau geschätzt und auf vorhersehbare Weise durchgeführt werden und so zu einer zuverlässigen Gewinnquelle werden.
3. Fehlende Berücksichtigung von Auszeiten in den Projektplänen = unvermeidliche Verzögerungen
In manchen Fällen kann der Vergleich von geplanten und tatsächlichen Projektmargen eine harte Erfahrung sein. Aber warum?
Unserer Erfahrung nach sind in der Regel unrealistische Pläne daran schuld. Viele Unternehmen planen ihre Mitarbeiter für 160 Stunden im Monat ein, unabhängig von ihrer tatsächlichen Verfügbarkeit, die durch Urlaub, Krankheit und andere Verpflichtungen stark beeinträchtigt wird. Infolgedessen steigen die Kosten für Arbeit und zusätzliche Zuweisungen, ebenso wie die Verzögerungen, die sich auf die Projektbudgets auswirken.
In einigen Fällen mussten die Unternehmen einen Rückgang ihrer Gewinnspannen um 25 % hinnehmen, was einem Verlust von einem Viertel ihres Gewinns entspricht.
Wie kann ich meine Pläne und Gewinnspannen realistischer gestalten?
Um dem Projekt die richtigen Mitarbeiter zuzuweisen, müssen Sie die tatsächliche Kapazität (die maximal verfügbare Stundenzahl, die ein Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum arbeiten kann) eines Spezialisten, den Sie zuweisen möchten, berechnen und sie mit seiner Auslastung oder der Zeit, die er bereits sicher für andere Aufgaben aufwendet, vergleichen. Die Differenz zwischen den beiden Werten gibt Ihnen Aufschluss über die Anzahl der verfügbaren Stunden, die ein Mitarbeiter in Ihrem Projekt verbringen kann.
Alternativ müssen Sie diese Werte auch nicht manuell berechnen. Einige Kapazitätsplanungstools, darunter Primetric, verwenden die Pläne und die Informationen über die Fehlzeiten, um die Verfügbarkeit aller Mitarbeiter zu berechnen und sie den Managern bei der Suche nach den richtigen Mitarbeitern für die Stelle zur Verfügung zu stellen.
4. Zu optimistische Zuweisungen = Verzögerungen und zusätzliche Kosten
Unserer Erfahrung nach entscheiden sich viele Unternehmen dafür, ungefähre Angaben über die Anzahl der für einen Auftrag erforderlichen Stunden und deren Kosten zu machen. Dieser Ansatz zahlt sich jedoch selten aus.
Stellen wir uns einen Manager vor, der einen Spezialisten mit einem sehr einfachen Projekt beauftragen möchte. Er hat jedoch weder einen Blick auf den Kalender noch auf das Budget geworfen und geht aufgrund seiner Erfahrung davon aus, dass der durchschnittliche Stundensatz für einen solchen Entwickler 30 Dollar beträgt. Außerdem schätzt er anhand seiner früheren Projekte, dass dieser Vorgang 100 Stunden in Anspruch nehmen wird.
Auf der Grundlage der Daten würde das Projekt 3000 Dollar kosten. Da sie mit dem Ergebnis zufrieden waren, baten sie den Kunden, 5000 Dollar für die Operation zu zahlen, wobei ihnen eine Gewinnspanne von 66 % blieb.
Als der Manager jedoch ein Projekt offiziell planen wollte, stellte er fest, dass die Entwickler mit einem Stundensatz von unter 30 Dollar einfach nicht verfügbar waren. Infolgedessen musste er sich mit einem teureren Mitarbeiter begnügen, der 40 Dollar pro Stunde kostete.
Erschwerend kommt hinzu, dass der Entwickler festgestellt hat, dass er das Projekt nicht in nur 100 Stunden abschließen kann - er braucht mindestens 120 Stunden. Daher sind die Kosten für das Projekt plötzlich auf 4800 $ gestiegen, so dass dem allzu optimistischen Manager nur 200 $ Gewinn bleiben; genug, um sich die Tränen wegzuwischen.
Wie kann man Menschen und Kosten zuordnen, ohne Fehler zu machen?
Es gibt nur einen Weg, um die Probleme zu vermeiden, die der Manager aus der obigen Geschichte bei seiner Arbeit hat: Er muss mit den realen Daten arbeiten, statt mit Annahmen und Wunschdenken.
Bei der Planung eines Projekts - oder sogar bei der Akquisition eines Projekts überhaupt! - prüfen Sie die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter und nutzen Sie diese Informationen, um sie zuzuweisen. Machen Sie das Gleiche mit den Gehältern oder Löhnen, um die Budgetierung abzuschließen. Nur so können Sie verhindern, dass Sie Ihre Gewinnspannen ruinieren!
5. Fehlerhafte Zeiterfassung = verschiedene Ausgaben
Vor einigen Jahren gab es ein Unternehmen, das die Zeit erfassen und die Informationen zur Berechnung der Arbeitskosten verwenden wollte. Sie haben jedoch beschlossen, dass ihre Mitarbeiter nur 7 Stunden pro Tag erfassen, da sie ohnehin einen Teil ihrer Zeit für Pausen und organisatorische Aufgaben verschwenden.
Als es jedoch an der Zeit war, die Finanzen des Unternehmens zusammenzufassen, stellte sich heraus, dass etwa eine halbe Million Dollar für unbekannte Aktivitäten ausgegeben wurde, da die nicht erfassten Stunden immer noch Kosten verursachten.
Und Sie möchten nicht derjenige sein, der eine halbe Million Dollar verliert, oder?
Wie erfasst man die Zeit richtig und kombiniert sie mit den Finanzen?
Dazu müssen Sie einige Schritte unternehmen.
Legen Sie zunächst für alle Mitarbeiter einen Stundenlohn fest. Wenn sie ein monatliches Gehalt haben, berechnen Sie ihren Stundensatz auf der Grundlage der Anzahl der von ihnen geleisteten Arbeitsstunden.
Führen Sie dann das Zeiterfassungsverfahren in Ihrem Unternehmen ein. Vergessen Sie nicht, die Mitarbeiter über die Bedeutung dieses Verfahrens aufzuklären - viele von ihnen werden es als Bürokratie empfinden und sich weigern, an diesem Prozess teilzunehmen. Zeigen Sie ihnen, dass ihre Zeit einen direkten Einfluss auf die Rechnungen hat!
Außerdem sollten Sie die Zeiterfassung so weit wie möglich vereinfachen. Zwingen Sie Ihre Mitarbeiter nicht, ihre Zeit zu detailliert oder in zwei Tools gleichzeitig zu erfassen! Das wird ihren Widerstand nur noch vergrößern.
Und nicht zuletzt sollten Sie sich nicht scheuen, die Zeiterfassung bei Ihren Mitarbeitern durchzusetzen. Binden Sie die erfassten Stunden gegebenenfalls an den Lohn oder probieren Sie andere Ideen aus, die Ihrem Unternehmen helfen könnten und die in den Unternehmen unserer Kunden erfolgreich waren.
6. Keine historischen Daten = keine Gewinne
Stellen Sie sich vor, Sie haben ein Projekt, das 10 Stunden pro Monat in Anspruch nehmen soll und für das der Kunde unabhängig vom Aufwand den gleichen Preis zahlt. Wenn Sie sich jedoch die in den letzten Monaten für das Projekt aufgewendete Zeit ansehen, stellen Sie fest, dass es nur 6 Stunden in Anspruch genommen hat. Mit anderen Worten: Ihr Arbeitgeber hätte 4 Stunden mehr an abrechenbarer Arbeit leisten können, ohne dass Sie davon gewusst hätten. Sie wären sicher nicht glücklich über eine solche Entwicklung, oder?
Und was ist, wenn das bei Dutzenden von verschiedenen Projekten passiert?
Unter der Annahme, dass das Verhältnis zwischen tatsächlich geleisteten und geplanten Arbeitsstunden gleich bleibt, verliert das Unternehmen 40 % der Zeit seiner Mitarbeiter und verpasst die Chance, mehr Projekte zu akquirieren, die Gewinne bringen könnten.
Wie kann man die freien Stunden nutzen, um Gewinne zu erzielen?
Zunächst müssen Sie wissen, wie viele Stunden Sie für zusätzliche Gewinne nutzen können.
Zu diesem Zweck muss Ihr Team jeden Tag die Zeit erfassen und darauf achten, wie viel Zeit es für die einzelnen Aufgaben aufwendet. Dann können Sie damit beginnen, auf den Stundenzetteln nach freien Stunden zu suchen, um festzustellen, welche Projekte weniger Zeit in Anspruch nehmen als ursprünglich angenommen.
Dann können Sie die Daten verwenden, um:
- eine genauere Planung für die von Ihnen bereits verwalteten Projekte erstellen und deren Kosten optimieren, indem Sie ihnen weniger Stunden zuweisen,
- die Anzahl der Stunden, die Ihre Mitarbeiter mit anderen Projekten verbringen könnten, abschätzen,
- Projekte zu akquirieren oder zu erweitern, die ihre Fähigkeiten erfordern, und die Zeit der Spezialisten zu nutzen, um in solchen Projekten Gewinne zu erzielen, anstatt sie für ungenutzte Zuweisungen zu verwenden.
7. Möchten Sie Ihre Gewinnspannen noch besser verwalten?
Gut - dann sind Sie hier richtig!
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