Kako spriječiti prekomjernu upotrebu u uslužnim tvrtkama?

Što je prekomjerna upotreba? Definicija

Prekomjerna iskorištenost u poslovanju odnosi se na situaciju u kojoj tvrtka ili organizacija pretjerano koristi svoje resurse, imovinu ili kapacitete izvan održivih ili optimalnih razina. 

U uslužnoj industriji prekomjerna iskorištenost obično se odnosi na premalo zaposlenika za dovršavanje zadataka planiranih u rasporedu projekta. Međutim, može se pojaviti iu različitim aspektima poslovanja, uključujući proizvodnju, poslovanje ili financijska sredstva. 

Zašto prekomjerna upotreba može naštetiti vašem poslovanju? 

Iako se može činiti kontraintuitivnim, prekomjerna upotreba može dovesti do negativnih posljedica, a ne do poboljšane učinkovitosti ili produktivnosti. 

Suprotno uvriježenom mišljenju, prisiljavanje zaposlenika da rade više nego što bi trebali može samo pomoći poslovanju u kratkoročnoj perspektivi. Kada se više puta traže prekovremeni sati, stručnjaci šator postaju preopterećeni i gube povjerenje u upravljačke vještine svojih nadzornika. Kao rezultat toga, kvaliteta njihovog rada opada, kao i šanse da projekt bude uspješan. 

Vrste prekomjerne iskorištenosti 

Iako se izraz "prekomjerna upotreba" najčešće koristi u upravljanju resursima, može se primijeniti i na više od ljudi. 

Najčešće vrste prekomjerne upotrebe uključuju:

1. Prekomjerna iskorištenost proizvodnje: Kada proizvodni pogon radi s maksimalnim kapacitetom tijekom duljeg razdoblja bez dovoljnog zastoja, to može dovesti do kvarova opreme, povećanih troškova održavanja i smanjene kvalitete proizvoda.
2. Prekomjerna iskorištenost zaposlenika: Zahtjevni zaposlenici da rade pretjerano dugo, bez odgovarajućeg odmora ili ravnoteže između poslovnog i privatnog života, mogu dovesti do izgaranja, smanjene produktivnosti i velike fluktuacije zaposlenika.
3. Financijska prekomjerna iskorištenost: Stalno oslanjanje na dug za financiranje poslovanja bez održivog plana otplate može dovesti do financijske nestabilnosti, većih troškova kamata i potencijalno bankrota.
4. Prekomjerna upotreba resursa: Korištenje oskudnih resursa ili sirovina po neodrživim stopama može dovesti do nestašica, povećanih troškova i problema s okolišem.

Koji su glavni čimbenici koji uzrokuju prekomjernu upotrebu? 

Nekoliko čimbenika može pridonijeti prekomjernoj upotrebi u poslovanju. Ti se čimbenici mogu razlikovati ovisno o industriji, veličini tvrtke i specifičnim okolnostima, ali neki uobičajeni uzroci uključuju:

Velika potražnja

Kada tvrtka doživi brzi rast ili se suoči s neočekivano velikom potražnjom za svojim proizvodima ili uslugama, moglo bi doći do iskušenja da se resursi poguraju do krajnjih granica kako bi zadovoljili potrebe kupaca. Iako je rast općenito pozitivan, mogao bi uzrokovati veću stopu prometa kada se postigne na štetu cijenjenog stručnjaka koji se nije prijavio za prekovremeni rad. 

Loše upravljanje resursima

Neadekvatno praćenje i kontrola resursa može rezultirati prekomjernom upotrebom. Bez pravilnog praćenja korištenja resursa, tvrtke možda neće shvatiti kada prelaze održive razine. Kao rezultat toga, oni postaju skloni zakazivanju sukoba i, posljedično, stresnih situacija koje utječu na moral osoblja. 

Nedostatak planiranja i predviđanja

Mnoge tvrtke planiraju svoj rad u sprintovima dugim 1 ili 2 tjedna namijenjenim rješavanju najhitnijih pitanja ili kritičnih zadataka. Međutim, time često ne uspijevaju predvidjeti potražnju, zahtjeve za resursima i potrebe za kapacitetom, što dovodi do naglih porasta potražnje koji opterećuju resurse i uzrokuju prekomjernu upotrebu.

Neodgovarajuće osoblje

Kada tvrtka stekne novi projekt, možda jednostavno nema prave ljude za posao - i, s vrlo malo stručnjaka koji traže posao, možda će ih biti teško otpustiti. To premalo osoblja može dovesti do preopterećenosti postojećih zaposlenika poslom, što na kraju može rezultirati prekomjernom upotrebom i izgaranjem.

Nerealni ciljevi

Svaki projekt ima svoje uspone i padove. Međutim, kada se nepravilno procjenjuju u smislu potrebnih vještina ili kapaciteta, jednostavna operacija može se pretvoriti u nepodnošljivu prekomjernu upotrebu. Zato je priprema detaljnog opsega projekta toliko važna; Bez njega, ne samo projekt, već i njegova profitabilnost mogu biti ugroženi!

Kako izbjeći prekomjerno korištenje resursa? 

Izbjegavanje prekomjerne iskorištenosti resursa u poslovanju ključno je za održavanje učinkovitosti, produktivnosti i održivosti. Zato bi voditelji projekata trebali obratiti više pozornosti na: 

Strateško planiranje i predviđanje

Pogledajte udaljeniju budućnost svoje tvrtke prije nego što dođe do jurnjave za vama i vašim preopterećenim zaposlenicima. Razvijte sveobuhvatne poslovne planove koji uključuju točno predviđanje resursa, zahtjeve i potrebe za kapacitetom. Predviđanjem budućih potreba možete prilagoditi alokaciju resursa u skladu s tim i izbjeći nagle skokove korištenja.

Učinkovito upravljanje resursima

Implementirajte sustave i procese za učinkovito praćenje korištenja resursa i upravljanje njima. Redovito pratite dostupnost resursa, prepoznajte neučinkovitost i izvršite potrebne prilagodbe kako biste optimizirali korištenje resursa.

Dok radite na samom rasporedu projekata , obratite pozornost na preklapajuće dodjele ili manjak kapaciteta. Ako smatrate da to jednostavno nije moguće učiniti u Excelu, uložite u alat za upravljanje resursima koji će vas obavijestiti svaki put kada pokušate premašiti kapacitet stručnjaka - baš kao što to čini Primetric. 

Upravljanje radnim opterećenjem 

Kad god imate osjećaj da se vaši planovi sve više udaljavaju od stvarnosti, upotrijebite postupak upravljanja radnim opterećenjem da biste to promijenili. To će vam pomoći da osigurate ravnomjernu raspodjelu radnog opterećenja među zaposlenicima i odjelima, izbjegavajući preopterećenje određenih pojedinaca ili timova, jer to može dovesti do izgaranja i smanjene produktivnosti.

Dugoročni fokus

Zadaci planiranja za dva tjedna unaprijed jednostavno nisu dovoljni za predviđanje (i sprječavanje) bilo kakvih uskih grla u resursima koje bi vaša tvrtka mogla doživjeti. Uravnotežite kratkoročne ciljeve s dugoročnom održivošću predviđajući potražnju za svojim zaposlenicima i količinu projekta na kojem će vaše poslovanje raditi. Izbjegavajte donošenje odluka isključivo na temelju neposrednih dobitaka ako bi mogle dovesti do iscrpljenja resursa u budućnosti.

Fleksibilnost i skalabilnost

Nemojte pretpostavljati da će proračunska tablica programa Excel biti dovoljna za zauvijek planiranje rada vašeg tima. Kako broj zaposlenika u vašoj tvrtki raste, vaše će tablice postajati sve složenije, gubiti vrijeme i stvarati planove sklone pogreškama. U takvim okolnostima bolje je odabrati alat koji može dizajnirati vaše poslovne procese i infrastrukturu kako bi bio fleksibilan i skalabilan. Na taj se način možete prilagoditi promjenama u potražnji bez pretjeranog naprezanja resursa.

Suradnja u stvarnom vremenu

Kada se različite informacije pohranjuju na odvojenim mjestima, teško je imati sve na istoj stranici. Zato vaša tvrtka i njezini alati trebaju promicati suradnju i stalnu razmjenu informacija - po mogućnosti u određenom sustavu. To može dovesti do bolje koordinacije i raspodjele resursa, sprečavanja udvostručavanja napora i nepotrebnog korištenja resursa.

Kontinuirano poboljšanje

Redovito pregledavajte procese i mjerne podatke o performansama kako biste identificirali područja za poboljšanje. Inicijative za kontinuirano poboljšanje mogu optimizirati korištenje resursa tijekom vremena.

Kontrolirajte svoje resurse kao profesionalac - koristite naše znanje!

Želite li kontrolirati svoje resurse kao profesionalac, a da ne propustite niti jedan radni sat? 

Nema problema - rezervirajte demo s Primetricom kako biste saznali više o našem alatu i njegovim mogućnostima! 

Alternativno, ako želite saznati više o upravljanju resursima, idite na naš blog i pročitajte o: 

• kontroliranje dostupnosti resursa u vašem poslovanju, 
• razlike između kratkoročnog i dugoročnog planiranja, 
• plan poboljšanja procesa koji vaša tvrtka može iskoristiti u svoju korist, 
• naplativo korištenje i njegove tajne moći, 
• prokletstvo klupe zaposlenika - i magija izbjegavanja. 

‍