Wie lässt sich eine Überbeanspruchung in Dienstleistungsunternehmen verhindern?

Was ist Überbeanspruchung? Definition

Überauslastung in der Wirtschaft bezeichnet eine Situation, in der ein Unternehmen oder eine Organisation seine Ressourcen, Vermögenswerte oder Kapazitäten über ein nachhaltiges oder optimales Maß hinaus auslastet. 

In der Dienstleistungsbranche bezieht sich die Überauslastung in der Regel darauf, dass zu wenige Mitarbeiter zur Verfügung stehen, um die im Projektplan vorgesehenen Aufgaben zu erledigen. Sie kann jedoch auch in verschiedenen Bereichen eines Unternehmens auftreten, z. B. in der Produktion, im Betrieb oder bei den finanziellen Ressourcen. 

Warum kann eine Überbeanspruchung Ihrem Unternehmen schaden? 

Auch wenn es kontraintuitiv erscheinen mag, kann eine Überbeanspruchung eher negative Folgen haben als eine verbesserte Effizienz oder Produktivität. 

Entgegen der landläufigen Meinung kann es dem Unternehmen nur kurzfristig helfen, wenn die Mitarbeiter gezwungen werden, mehr zu arbeiten als sie sollten. Wenn immer wieder Überstunden verlangt werden, werden die Fachkräfte überlastet und verlieren das Vertrauen in die Managementfähigkeiten ihrer Vorgesetzten. Infolgedessen sinkt die Qualität ihrer Arbeit und damit auch die Erfolgschancen des Projekts. 

Arten der Überbeanspruchung 

Der Begriff "Überbeanspruchung" wird zwar meist im Bereich des Ressourcenmanagements verwendet, kann aber auch auf andere Bereiche als nur auf Menschen angewendet werden. 

Zu den häufigsten Arten der Überbeanspruchung gehören:

1. Überbeanspruchung der Produktion: Wenn eine Produktionsanlage über einen längeren Zeitraum mit maximaler Kapazität betrieben wird, ohne dass es zu ausreichenden Stillstandszeiten kommt, kann dies zu Ausfällen von Anlagen, erhöhten Wartungskosten und einer geringeren Produktqualität führen.
2. Überbeanspruchung der Mitarbeiter: Wenn Mitarbeiter übermäßig lange arbeiten müssen, ohne sich ausreichend auszuruhen oder ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeit und Privatleben zu finden, kann dies zu Burnout, Produktivitätsverlust und hoher Fluktuation führen.
3. Finanzielle Überbeanspruchung: Die ständige Inanspruchnahme von Schulden zur Finanzierung des Geschäftsbetriebs ohne einen tragfähigen Plan für die Rückzahlung kann zu finanzieller Instabilität, höheren Zinsausgaben und möglicherweise zum Konkurs führen.
4. Übermäßige Nutzung von Ressourcen: Die Nutzung von knappen Ressourcen oder Rohstoffen in nicht nachhaltigem Maße kann zu Engpässen, höheren Kosten und Umweltproblemen führen.

Was sind die Hauptfaktoren für die Überbeanspruchung? 

Mehrere Faktoren können zu einer Überbeanspruchung in einem Unternehmen beitragen. Diese Faktoren können je nach Branche, Unternehmensgröße und spezifischen Umständen variieren, aber einige häufige Ursachen sind:

Hohe Nachfrage

Wenn ein Unternehmen ein schnelles Wachstum erfährt oder mit einer unerwartet hohen Nachfrage nach seinen Produkten oder Dienstleistungen konfrontiert ist, kann die Versuchung groß sein, die Ressourcen bis an ihre Grenzen zu treiben, um den Kundenbedarf zu decken. Obwohl Wachstum im Allgemeinen positiv ist, kann es zu einer höheren Fluktuationsrate führen, wenn es auf Kosten von geschätzten Fachkräften erreicht wird, die sich nicht für Überstunden gemeldet haben. 

Schlechte Ressourcenverwaltung

Eine unzureichende Überwachung und Kontrolle der Ressourcen kann zu einer Überbeanspruchung führen. Ohne eine ordnungsgemäße Verfolgung der Ressourcennutzung erkennen die Unternehmen möglicherweise nicht, wenn sie ein nachhaltiges Niveau überschreiten. Infolgedessen kommt es zu Terminkonflikten und in der Folge zu Stresssituationen, die sich auf die Moral der Mitarbeiter auswirken. 

Mangelnde Planung und Vorhersage

Viele Unternehmen planen ihre Arbeit in 1- oder 2-wöchigen Sprints, um die dringendsten Probleme oder kritischen Aufgaben anzugehen. Dabei versäumen sie es jedoch oft, die Nachfrage, den Ressourcen- und Kapazitätsbedarf vorherzusagen, was zu plötzlichen Nachfrageschüben führt, die die Ressourcen belasten und eine Überlastung verursachen.

Unzureichende Personalausstattung

Wenn ein Unternehmen ein neues Projekt akquiriert, kann es sein, dass es einfach nicht die richtigen Leute für die Aufgabe hat - und da nur sehr wenige Spezialisten Arbeit suchen, kann es schwierig sein, sie zu entlassen. Diese Unterbesetzung kann dazu führen, dass die vorhandenen Mitarbeiter mit Arbeit überlastet werden, was schließlich zu Überlastung und Burnout führen kann.

Unrealistische Ziele

Jedes Projekt hat seine Höhen und Tiefen. Wenn jedoch die erforderlichen Fähigkeiten oder Kapazitäten nicht richtig eingeschätzt werden, kann aus einem einfachen Vorhaben eine unerträgliche Überlastung werden. Deshalb ist die Ausarbeitung eines detaillierten Projektumfangs so wichtig; ohne ihn kann nicht nur das Projekt, sondern auch seine Rentabilität in Gefahr geraten!

Wie lässt sich eine übermäßige Nutzung von Ressourcen vermeiden? 

Die Vermeidung einer Überbeanspruchung von Ressourcen in Unternehmen ist für die Aufrechterhaltung von Effizienz, Produktivität und Nachhaltigkeit unerlässlich. Deshalb sollten Projektmanager dem mehr Aufmerksamkeit schenken: 

Strategische Planung und Prognosen

Werfen Sie einen Blick in die fernere Zukunft Ihres Unternehmens, bevor sie Sie und Ihre überlasteten Mitarbeiter einholt. Entwickeln Sie umfassende Geschäftspläne, die eine genaue Vorhersage des Ressourcen-, Bedarfs- und Kapazitätsbedarfs beinhalten. Indem Sie den künftigen Bedarf vorhersehen, können Sie Ihre Ressourcenzuweisung entsprechend anpassen und plötzliche Auslastungsspitzen vermeiden.

Effizientes Ressourcenmanagement

Implementierung von Systemen und Prozessen zur effektiven Verfolgung und Verwaltung der Ressourcennutzung. Regelmäßige Überwachung der Ressourcenverfügbarkeit, Ermittlung von Ineffizienzen und Vornahme der erforderlichen Anpassungen zur Optimierung der Ressourcennutzung.

Achten Sie bei der Projektplanung selbst auf sich überschneidende Zuweisungen oder Kapazitätsengpässe. Wenn Sie das Gefühl haben, dass dies in Excel einfach nicht möglich ist, investieren Sie in ein Ressourcenmanagement-Tool, das Sie jedes Mal informiert, wenn Sie versuchen, die Kapazität der Spezialisten zu überschreiten - so wie Primetric es tut. 

Verwaltung der Arbeitsbelastung 

Wann immer Sie das Gefühl haben, dass sich Ihre Pläne immer weiter von der Realität entfernen, sollten Sie den Prozess des Workload-Managements nutzen, um dies zu ändern. So können Sie sicherstellen, dass die Arbeitsbelastung gleichmäßig auf die Mitarbeiter und Abteilungen verteilt wird, und gleichzeitig vermeiden, dass bestimmte Personen oder Teams überlastet werden, da dies zu Burnout und Produktivitätsverlust führen kann.

Langfristige Ausrichtung

Die Planung von Aufgaben für zwei Wochen im Voraus reicht einfach nicht aus, um etwaige Ressourcenengpässe in Ihrem Unternehmen vorherzusehen (und zu verhindern). Bringen Sie kurzfristige Ziele mit langfristiger Nachhaltigkeit ins Gleichgewicht, indem Sie den Bedarf an Mitarbeitern und den Umfang der Projekte, an denen Ihr Unternehmen arbeiten wird, prognostizieren. Treffen Sie keine Entscheidungen, die nur auf unmittelbarem Gewinn beruhen, wenn sie in der Zukunft zu einer Erschöpfung der Ressourcen führen könnten.

Flexibilität und Skalierbarkeit

Gehen Sie nicht davon aus, dass eine Excel-Tabelle für die Planung der Arbeit Ihres Teams für immer ausreicht. Je mehr Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen beschäftigt sind, desto komplizierter werden Ihre Tabellen und desto mehr Zeit vergeuden Sie und desto fehleranfälliger werden Ihre Pläne. Unter diesen Umständen ist es besser, ein Tool zu wählen, mit dem Sie Ihre Geschäftsprozesse und Ihre Infrastruktur flexibel und skalierbar gestalten können. Auf diese Weise können Sie sich an die veränderte Nachfrage anpassen, ohne die Ressourcen übermäßig zu belasten.

Zusammenarbeit in Echtzeit

Wenn unterschiedliche Informationen an verschiedenen Orten gespeichert werden, ist es schwierig, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Deshalb müssen Ihr Unternehmen und seine Instrumente die Zusammenarbeit und den ständigen Austausch von Informationen fördern - vorzugsweise in einem bestimmten System. Dies kann zu einer besseren Koordinierung und Ressourcenzuweisung führen, wodurch Doppelarbeit und unnötiger Ressourcenverbrauch vermieden werden.

Kontinuierliche Verbesserung

Überprüfen Sie regelmäßig Prozesse und Leistungskennzahlen, um verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln. Durch kontinuierliche Verbesserungsinitiativen kann die Ressourcennutzung im Laufe der Zeit optimiert werden.

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