.JPG)
Ali prije ili kasnije, stvarnost vas sustiže i - u najgorem slučaju - vaš projekt prestaje biti profitabilan.
Mnoge tvrtke za IT usluge izbjegavaju uložiti stvarne napore u procjenu jer misle da njihove procjene neće biti dovoljno točne.
Ali nemojte se ustručavati procijeniti, čak i kada imate minimalne povijesne podatke koji to potvrđuju.
If you don’t start managing project costs, you’ll never get better at it. And once you get better at it, you’ll take your business to the next level by making sure that all your projects have a healthy profit margin.
Pa gdje počinjete s procjenom troškova? Nastavite čitati ovaj članak kako biste saznali najbolje prakse koje treba slijediti i izazove za koje se morate pripremiti na putu.
Što se događa ako ne procijenite točno troškove projekta?
Zašto je procjena troškova projekta vrijedna truda? Evo nekoliko stvari koje će sigurno poći po zlu kada počnete realizirati projekt klijenta, a da ne znate koliko će vas oživjeti.
Vaša profitna marža postat će nepredvidljiva
Ako ne dodate izravne i neizravne troškove projekta, nećete imati pojma koliko trebate pokriti da biste realizirali projekt i još uvijek dobili maržu projekta koje vaše poslovne potrebe.
Ne radi se samo o osmišljavanju broja sati potrebnih za izgradnju nekoliko značajki i množenje ovog broja sa satnicom vaših zaposlenika. Također morate dodati neizravne troškove poput vašeg projekta ili režijskih troškova tvrtke (izračunavanje režijskih troškova po zaposleniku najbolji je pristup ovdje).
Pogledajte ovaj članak kako biste saznali kako uključiti režijske troškove u cijenu naplativih sati.
Borit ćete se u donošenju odluka
Teško je donijeti ispravnu odluku o projektu, a da ne znate hoće li vam donijeti profitnu maržu koja vam je potrebna ili samo uzrokovati gubitak i frustraciju.
Procjena pomaže razumjeti kako će se taj projekt odvijati u budućnosti i kakav će angažman dugoročno zahtijevati od vas. Znat ćete vrijedi li uopće uključiti svoje zaposlenike u njega.
Samo će se pogoršati u budućnosti.
Ako vodite manju tvrtku i držati korak sa svime što je još uvijek moguće, to neće dugo ostati tako. Kako vaše poslovanje raste, složenost će vas sustići.
Uspoređivanje novog projekta s onim za koji ste već shvatili da ćete smisliti procjenu neće biti dovoljno. Pogotovo ako počnete zapošljavati više zaposlenika i izvođača radova s različitim satnicama.
Patit će i vaši zaposlenici
Programeri softvera traženi su na gotovo svakom tržištu rada širom svijeta. Morate pripaziti na njihovu stopu iskorištenosti, inače riskirate da postanu preopterećeni, spaljuju i ruše.
Morate postići dobru stopu iskorištenosti za svoje poslovanje bez preplavljivanja svojih zaposlenika. Kako uopće možete započeti bez praćenja uspješnosti zaposlenika i procjene broja sati koje projekt treba od njih?
Nedostatak povijesnih podataka samo će otežati procjenu
In an ideal scenario, you should be able to develop a long-term plan and accurate cost forecasting for any project that lands on your doorstep.
Ali shvaćam, procjena je teška. Postat će teže samo ako nemate povijesne podatke o prošlim projektima koji bi potkrijepili vaše procjene.
Ono što trebate učiniti nije samo procijeniti projekt, pokrenuti ga nadajući se da će sve ići prema planu, a zatim prijeći na procjenu drugog. Morate pronaći način da usporedite svoje planove sa stvarnošću kako se projekt razvija. Srećom, rješenja poput Primetrica pomažu vam u tome i dobiju hrpu vrijednih podataka kako biste informirali svoje buduće procjene.
Što je dobra procjena troškova
Svaka procjena troškova projekta uključuje dvije vrste troškova:
- Izravni troškovi - plaće zaposlenika izravno uključenih u projekt
- Neizravni troškovi - ostali troškovi koje trebate snositi kako bi projekt postao stvarnost koja se naziva projekt i režijski troškovi poslovanja.
Zašto je brojanje režijskih troškova toliko važno?
Svaka softverska tvrtka ima stalne troškove poslovanja. Potrebno ih je platiti bez obzira na to rade li svi vaši zaposlenici ili polovica njih sjedi na klupi.
Evo nekoliko primjera režijskih troškova za tvrtku koja se temelji na uslugama:
- Troškovi najma ureda, režija, opreme i osiguranja
- Troškovi pomoćnog osoblja (administrativni i tržišni troškovi)
- Materijalni troškovi (materijali koje koristite za pružanje usluga poput hardvera i softvera)
- Troškovi uprave
- Car leasing costs.
Importantly, salaries are not overhead costs - although there are some exceptions to that rule.
Možete razlikovati režijske troškove poslovanja i režijske troškove projekta. Kupnja softverske licence potrebne za isporuku projekta režijski je trošak projekta jer se taj trošak ne odnosi na cijelu tvrtku. Administrativni i marketinški troškovi su režijski troškovi poslovanja jer to čine.
Evo članka koji detaljno objašnjava režijske troškove: Kako izračunavate režijske troškove po zaposleniku?
Koja je procjena koju treba dovršiti?
Drugi koncept koji biste trebali znati pri procjeni troškova projekta je Estimate to Complete (ETC).
Estimate To Complete odnosi se na preostali trošak koji ćete morati platiti da biste dovršili projekt. To nije konačni ukupni očekivani proračun projekta - to se zove Procjena po završetku (EAC). Procjena za dovršetak razmatra troškove od sadašnjeg trenutka do kraja projekta; nikada ne uključuje troškove projekta prije tog trenutka.
Ovaj mjerni podatak igra ključnu ulogu u usporedbi vaših planova sa stvarnošću. Pomoću njega možete provjeriti stopu snimanja projekta i odmah djelovati ako otkrijete da ste već sagorjeli 70% proračuna projekta kada ste samo 40% kroz planirani rad.
Pogledajte ovdje kako biste saznali više o ovoj korisnoj metrici: Kako izračunati procjenu za dovršetak (ETC)
6 tehnika procjene troškova
Evo nekoliko najpopularnijih tehnika procjene troškova koje koriste PPM-ovi u svakom sektoru. Procjena odozdo prema gore dobra je utakmica za IT industriju u kojoj timovi deset dijele projekte na manje dijelove i zadatke, na primjer kada slijede agilnu metodologiju razvoja softvera poput Scruma.
Napomena: da bi bilo koja od ovih tehnika funkcionirala, potrebni su vam ažurirani podaci o vašim prethodnim projektima i zahtjevima projekta. Korištenje softvera za upravljanje projektima kao što je Primetric za spajanje svih tih podataka pametan je potez.
Procjena odozdo prema gore
Ako je opcija sveobuhvatna struktura kvara na radu, lako možete koristiti ovaj pristup. To je najtočnija tehnika procjene.
How does it work? You start by dividing the project schedule into work packages using a work breakdown framework (each work package includes a number of tasks). The project team calculates the cost of finishing each task, and then adds up the prices of all the project's tasks and work packages to arrive at a cost estimate for the entire project.
Procjene odozdo prema gore s vremenom postaju sve bolje jer iskusni projektni timovi postaju bolji u procjeni troškova zadataka i radnih paketa.
Procjena odozgo prema dolje
Kao i stručna prosudba, analogna procjena, koja se naziva i procjena odozgo prema dolje ili povijesno obračunavanje troškova, oslanja se na povijesne podatke o projektima kako bi oblikovala procjene za nove projekte.
Analogous estimating draws from a purpose-built archive of historical project data, often specific to the company. If a business repeatedly realizes similar projects, it becomes easier to draw parallels between their deliverables and associated costs - and then adjust these in line with the scale and complexity of a project. It is a particularly precise estimation method for fixed price projects.
Parametarska procjena
Parametarski pristup procjeni upotrebljava jedinične cijene za projekte s usporedivim operacijama. Ovdje je ključ visok stupanj ponavljanja.
Da biste koristili ovu tehniku, započnite s raščlanjivanjem projekta na radne jedinice. Zatim izračunajte trošak po jedinici, pomnožite broj jedinica s troškom po jedinici i - konačno - pomnožite ukupni trošak s troškom po jedinici kako biste dobili procjenu ukupnog troška.
Sve dok ste pogodili cijenu po jedinici, vaše procjene bit će točne.
Procjena u tri točke
Ova tehnika potječe iz tehnike analize i pregleda programa (PERT), statističkog pristupa troškovima projekta izmišljanjem optimističnih, pesimističnih i najvjerojatnije procjena za svaku aktivnost.
Procjena u tri točke izračunava predviđene troškove iz optimističnih, pesimističnih i najvjerojatnijih pristupa koristeći različite ponderirane formule poput ove:
Očekivana vrijednost = [Optimistična procjena + Pesimistična procjena + (4 x Najvjerojatnija procjena)] ÷ 6
Empirijska procjena
Empirijski pristupi koriste softverske alate za oslanjanje na prošla iskustva projekta. Učinkoviti su za projekte koji su slični i redovito se odvijaju - poput izgradnje MVP-a.
Voditelj projekta koji želi razviti procjenu empirijskih troškova mora ispuniti obrazac sa značajkama i atributima projekta, a sustav izračunava troškove ovisno o vrsti projekta.
Delphi procjena troškova
Ova vrsta procjene također je empirijski pristup procjene koji se temelji na stručnom konsenzusu koji može pomoći u rješavanju razlika između različitih procjena.
Evo kako to funkcionira:
Stručnjaci razvijaju anonimne procjene troškova s obrazloženjima i šalju ih koordinatoru, koji zatim sastavlja i distribuira sažetak odgovora. Tada stručnjaci razvijaju novi skup anonimnih procjena. To se radi nekoliko puta.
Nakon svakog kruga koordinator bi mogao dopustiti stručnjacima da raspravljaju o svojim procjenama. Ideja je da se njihove procjene konvergiraju u nastavku eksperimenta, što ukazuje na rastući konsenzus.
Izazovi procjene troškova
Nitko nije rekao da će biti lako. Evo najčešćih izazova za koje se morate pripremiti na svom putu do procjene troškova:
- Nedostatak iskustva sa sličnim projektima - najlakši način za procjenu zadatka ili radnog paketa je oslanjanje na vaše prethodno iskustvo. Ali što ako vaš tim nikada prije nije razvio stolnu ili mobilnu aplikaciju?
- Duljina horizonta planiranja - dugoročno planiranje je teško ako ne imate softverske alate koji vas podržavaju tijekom cijelog procesa. No, razvoj dugoročnog izračuna vašeg projekta i troškova poslovanja ključan je za održavanje vaše tvrtke na površini. To možete učiniti s Primetricom, evo kako.
- Izazovi ljudskih resursa - nabava , privlačenje, regrutiranje i uključivanje IT stručnjaka tvrd je orah. Možda će trebati više vremena nego što si i ti planirao.
- Očekujući da će zaposlenici raditi s maksimalnom produktivnošću - 100% iskorištenost vaših stručnjaka može raditi tjedan ili dva, ali ne duže. Ljudima je potrebno vrijeme za ručak, prisustvovanje konferencijama i sastancima te poboljšanje vještina. To bi ih odvelo ravno niz put izgaranja.
- Neidentificiranje rizika - svaki projekt nosi svoje specifične rizike, a vaš je posao pripremiti planove i rezerve za nepredviđene situacije u slučaju da se nešto dogodi.
- Not updating cost estimates after the project scope changes - cost estimation isn’t a one-off job, it’s a process. You need to have up-to-date data for your estimations. It will usually take a few estimations for you to start seeing where you tend to underestimate or overestimate. But only if you update your data regularly.
Kako softver za upravljanje projektima pomaže u procjeni troškova projekta
Precizna alokacija resursa
Softversko rješenje poput Primetric pohranjuje sve satnice vaših zaposlenika. Kad god se vaša procjena promijeni, svi ishodi poput marže projekta ažuriraju se na temelju broja odrađenih sati i vaših režijskih troškova.
Smart resource allocation also means selecting the best resource for the job rather than the first one that comes to mind. With insights from Primetric get to choose an employee that fits the project's projected financial performance while maintaining the required profit margin. This is usually 30% for software development businesses.
Provjera profitabilnosti projekta
Primetric lets you change values and simulate different scenarios to become more accurate at predicting your project profitability. You can try out different combinations of employees to find a winning mix that gets you the profit margin you need and takes individual professional development goals of your experts into account.
Još jedna prednost je sposobnost predviđanja koga ćete trebati regrutirati prije vremena. To je posebno korisno za IT tvrtke koje doživljavaju nedostatak profesionalaca - gotovo sve!
Izračun indirektnih troškova je lakši
Kako shvatiti ispravnu satnicu za dugoročni projekt u kojem i režijski troškovi i izravna radna snaga variraju iz mjeseca u mjesec?
Tada pomaže automatizacija. Primetric povezuje točkice i automatski izračunava stopu indirektnih troškova kako bi vam pomogao da dosegnete profitnu maržu koja vam je potrebna u svakoj fazi planiranja i dodjele projekata.
Sposobnost dugoročnog uvida u financijske rezultate projekta, provjerite kako to utječe na vaš novčani tok, namiru po segmentu projekta
Pametnija naplata
Kada je vaša tvrtka mala, napravite sve vrste kompromisa kako biste osigurali projekt. Ali kako vaše poslovanje raste, ovi modeli možda nisu najbolji.
Alat poput Primetrica pomaže u prelasku na povoljnije metode namire kombiniranjem raspodjele ljudi, financija i praćenja vremena u jednom sustavu. Zahvaljujući tome, prilikom dodjele ljudi, odmah imate pri ruci proračunske prognoze - i kako ljudi bilježe radno vrijeme, stvarni proračun se puni u stvarnom vremenu.
Iz perspektive financijskog menadžera ili voditelja projekata, ovo je revolucija u usporedbi s načinom na koji su prije provodili ovaj proces - počevši od izvoza podataka iz alata za praćenje vremena do množenja radnog vremena po satnicama koje se nalaze u nekoliko drugih proračunskih tablica koje koriste drugi PM-ovi. Sada se svi podaci dovršavaju automatski, a premijer ih samo treba odobriti ili provjeriti ima li nepodudarnosti (to je još lakše s naprednim izvješćima).
Pokušajte Primetric da biste vidjeli koliko jednostavna procjena troškova vašeg projekta može biti.
Prijavite se za demo i započnite s radom.
Ako ne počnete procjenjivati troškove projekta, nikada nećete postati bolji u tome. A kad postanete bolji u tome, podići ćete svoje poslovanje na višu razinu tako što ćete se pobrinuti da svi vaši projekti imaju zdravu profitnu maržu.
