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Mehrere Projekte unter einen Hut zu bringen, ist etwas ganz anderes als ein einzelnes Projekt zu verwalten.
Während die Aufgaben in einem Projekt in der Regel von ein und demselben Team im Rahmen eines straffen Projektmanagementprozesses erledigt werden, haben mehrere Projekte oft ihre eigenen Teamkonfigurationen und Projektmanager.
Wie können Sie also mehrere Projekte gleichzeitig verwalten und alles unter einen Hut bringen? Lesen Sie diesen Artikel, um es herauszufinden.
3 zentrale Herausforderungen bei der Verwaltung mehrerer Projekte
Herausforderung 1: Wie können Ressourcen zwischen Projekten geteilt werden?
Keeping track of your resources is the core challenge of managing multiple projects. When you increase one project’s allocation, you reduce the resource capacity for other projects.
Wer wird an welchem Projekt arbeiten? Wann werden sie die Arbeit erledigen? Sie müssen die Antwort auf diese Fragen kennen, sonst drohen Terminprobleme, verpasste Fristen und eine geringere Rentabilität des Projekts.
Um dieses Problem zu lösen, verwenden Manager Dashboards, die alle Informationen über die Verfügbarkeit von Teammitgliedern zentralisieren, um eine reibungslose Zuteilung zu gewährleisten und ein Tauziehen zwischen Projekten um Star-Mitarbeiter zu vermeiden.
Einige der Werkzeuge, die Ihnen eine bessere Sichtbarkeit ermöglichen, sind:
- Verfügbarkeits-Heatmap(siehe hier)
- Workload-Kalender(siehe hier)
- Auslastungs-/Verfügbarkeits-/Vakanzberichte(siehe hier)
Mehr über den Prozess der Ressourcenzuweisung finden Sie in diesen Artikeln:
- Was ist Ressourcenzuweisung im Projektmanagement (und wie man sie meistert)
- Ressourcenplanung im Projektmanagement: Warum lohnt es sich, dies (richtig) zu tun?
- 5 mistakes you might make in long-term resource planning
- Creating a resource utilization plan
- JIRA resource allocation
Wenn Sie an einem eher finanzorientierten Ansatz interessiert sind, können Sie auch sehen, wie sich die Gemeinkosten in Projekten überschneiden. Wir haben dies in unserem Artikel über die Einbeziehung von Gemeinkosten in die Kosten der abrechenbaren Stunden erörtert.
Herausforderung 2: Wie lassen sich Abhängigkeiten zwischen Projekten verwalten?
Manchmal ist die Durchführung eines Projekts nur möglich, wenn zuvor ein anderes Projekt durchgeführt wurde.
Ein Software-Entwicklungsteam muss beispielsweise zunächst die UX/UI einer mobilen Anwendung entwickeln, bevor es mit dem Schreiben von Code beginnt.
Abhängigkeiten zwischen Projekten sind nichts anderes als Abhängigkeiten zwischen Projektaufgaben. In diesem Fall haben Sie es mit verschiedenen Projektleitern zu tun, die die Projekte leiten. Das bedeutet, dass die Kommunikation schnell und offen sein muss, mit regelmäßigen Status-Updates und Auffrischungsanrufen.
Eine der Lösungen, die Ihnen einen Überblick über die Projektabhängigkeiten gibt, ist der Projektportfolio-Kalender mit WBS(siehe hier).
Herausforderung 3: Ziele und Fristen für mehrere Projekte verwalten
Es ist selbstverständlich, dass Sie sicherstellen wollen, dass jedes von Ihren Teams durchgeführte Projekt sein Ziel und seine Frist einhält. Aber wie können Sie das tun, während Sie mehrere Projekte gleichzeitig überwachen?
Was Sie brauchen, ist eine analytische Übersicht auf höchster Ebene über alle Projekte und ihre Fortschritte, gemessen an wichtigen Punkten wie Terminen oder Meilensteinen.
Zu diesem Zeitpunkt verwalten Sie Projekte nicht mehr auf einer detaillierten Ebene, sondern betrachten übergeordnete Kennzahlen, um zu messen, wie sich deren Abschluss in Ihre übergreifenden finanziellen Ziele einfügt.
Eines der wichtigsten Instrumente für die richtige Messung und Kontrolle sind:
- Fortschrittsbericht des Projekts(siehe hier Beispiele)
- Vergleich zwischen hochrangigen Schätzungen und tatsächlichen Ergebnissen
- Schlüsselformel für die Kostenzuweisung, um sicher zu sein, dass Ihre Projekte ausreichend rentabel sind
Es lohnt sich auch, den ETC (Estimate to Complete) auf dieser Ebene zu messen.
Mehr über die ETC und die Vorhersage von Bedrohungen bei mehreren Projekten finden Sie in diesem Artikel: Wie man den Kostenvoranschlag für die Fertigstellung (ETC) berechnet
Wie man mehrere Projekte gleichzeitig verwaltet (und Fristen einhält)
1. Organisieren Sie alle Ihre Projekte an einem Ort
Mangelnder Überblick über alle Projekte ist wahrscheinlich das häufigste Problem in IT-Unternehmen. Wie soll man wissen, was in den einzelnen Projekten passiert, wenn man mit mehreren Excel-Tabellen jongliert?
Die Lösung für dieses Problem ist, alles an einem Ort aufzubewahren.
Finden Sie eine Lösung, mit der Sie alle Projekte und die ihnen zugewiesenen Mitarbeiter planen und verwalten können.
Sie können sich schnell einen Überblick über die laufenden Arbeiten verschaffen und den Status der einzelnen Projekte überprüfen.
If you combine it with financial insights like we did in Primetric, you can also perform project financial analysis and check how much of your budget the project has burned so far, as well as compare your estimations with reality based on tracked working hours.
2. Setzen Sie genaue Prioritäten bei der Arbeit
Sie werden von zwei Kunden angesprochen. Beide Projekte sehen interessant aus, aber Sie haben genug Ressourcen, um nur eines von ihnen zu realisieren. Welches sollten Sie wählen?
Es ist sinnvoll, die Arbeit zu priorisieren, die sich am stärksten auf Ihr Endergebnis auswirkt. Sie müssen wissen, welche Projekte für Ihr Team Vorrang haben sollen.
Um dieses Ziel zu erreichen, benötigen Sie ein Instrument, das Ihnen hilft, die Arbeit auf der Makro- und Mikroebene strategisch zu priorisieren.
Sobald Sie Ihre Prioritäten festgelegt haben, werden Sie immer sicherstellen, dass Projekte mit höherer Priorität vollständig besetzt sind, bevor Sie Teammitglieder für Projekte mit niedrigerer Priorität abstellen. So können Sie Planungskonflikte vermeiden.
3. Helfen Sie Ihrem Team, mit wechselnden Anforderungen umzugehen
In einigen IT-Unternehmen arbeiten die Mitarbeiter möglicherweise an mehr als einem Projekt pro Woche oder sogar pro Tag. Sie müssen Ihr Team dabei unterstützen, diese wechselnden Prioritäten und Neuzuweisungen zu verfolgen.
Was Sie hier brauchen, ist ein Überblick über alle Zuweisungen aus der Vogelperspektive. Sicherlich ist es wichtig, Prioritäten zu setzen, aber es ist auch wichtig, dass Sie bei Bedarf flexibel mit Ihren Zuweisungen umgehen können.
Wenn Sie die Arbeit in mehreren Tabellenkalkulationen verfolgen, ist es sehr schwierig zu wissen, woran die einzelnen Personen zu einem bestimmten Zeitpunkt arbeiten. Wenn sich die Prioritäten ändern, haben Sie keine Ahnung, wie ausgelastet die Mitarbeiter sind, wer umdisponiert werden kann und wie Sie die aufgeschobene Arbeit weiter verfolgen können.
Eine Lösung, die als zentrale Quelle der Wahrheit fungiert, hilft Ihnen bei der Verwaltung mehrerer Projekte, ohne dass Sie sich Gedanken über sich ändernde Anforderungen und wechselnde Prioritäten machen müssen. Die Arbeit aller Beteiligten wird vollständig sichtbar sein, so dass ein Blick genügt, um ein schnelles Gefühl für Ihre Bandbreite zu bekommen.
4. Überprüfung der projektübergreifenden Arbeitsbelastung der Mitarbeiter
Ein weiteres häufiges Problem bei der Verwaltung mehrerer Projekte besteht darin, dass man nicht weiß, wie viel (oder wie wenig) Arbeit jedes Teammitglied im Moment und in der Zukunft hat.
Sie brauchen eine Möglichkeit, die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter projektübergreifend zu sehen. Andernfalls sind Sie darauf angewiesen, dass Ihr Team Ihnen mitteilt, ob die Arbeitsbelastung zu gering oder zu hoch ist. Wie können Sie Probleme wie verpasste Fristen, überlastete Mitarbeiter oder nicht ausgelastete Talente vermeiden?
To solve this, start by managing workload in one place. Your solution also needs to show you employee allocations so you can easily check who is assigned to which project and its date range. Identifying overbooked employees or project timeline conflicts will be much easier.
5. Vergessen Sie Ihr Projektportfolio nicht, wenn Sie ein neues Projekt planen
Sie werden also zwei Projekte gleichzeitig durchführen. Wenn Sie nicht vorausplanen und die Starttermine nicht aufeinander abstimmen, riskieren Sie, dass Mitarbeiter überbucht werden, Arbeit blockiert wird und sogar der Projektfortschritt verloren geht.
To avoid this problem, schedule new projects with the full scope of your team’s work in mind. It can be a month, a quarter, or a year - the important thing is that you spread these projects in time to avoid scheduling conflicts or overwhelming your team.
6. Vergewissern Sie sich, dass Sie über alle erforderlichen Informationen verfügen (die auf dem neuesten Stand sind)
Dies beginnt mit der Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter, ihren Fähigkeiten, ihrer Erfahrung, ihren Stundensätzen, ihrem Urlaubsanspruch und ihren Verträgen.
Um Prioritäten setzen zu können, müssen Sie aber auch die Rentabilität der einzelnen Projekte und die Fristen kennen. So können Sie feststellen, welches Projekt im Moment das wichtigste ist, und entsprechend reagieren.
7. Vergessen Sie nicht das große Ganze
Eine Tabellenkalkulation ist in Ordnung, solange Sie alle erforderlichen Informationen schnell finden können. Wenn Sie aber 20 Minuten oder ein paar Stunden für die Zusammenstellung der Daten benötigen, sollten Sie auf jeden Fall eine effizientere Alternative finden.
Es ist wichtig, das große Ganze im Auge zu behalten. Ihre Lösung sollte es Ihnen ermöglichen, schnell die Perspektive von Personen zu Projekten zu wechseln, hinein- und herauszuzoomen, zu prüfen, wo es Geldverluste und potenzielle Bedrohungen gibt. All dies ist entscheidend für einen schnellen und effizienten Entscheidungsprozess, der Ihnen keine Kopfschmerzen bereitet.
8. Planen Sie langfristig und machen Sie es einfach
Wenn Sie mehrere Projekte durchführen und kurzfristig planen - sagen wir 2 Wochen im Voraus -, könnten Sie in große Schwierigkeiten geraten.
Wenn ich mit Managern spreche, höre ich das immer wieder:
"Arek, wir wissen nicht, wie viel Arbeit in diesem Projekt in den nächsten zwei Monaten anfallen wird" oder "Der Kunde ändert ständig die Anforderungen, wie soll ich das also abschätzen?"
Hören Sie auf zu jammern und treffen Sie einige einfache Annahmen, die auf historischen Daten und der zukünftigen Wahrscheinlichkeit Ihrer Zusammenarbeit beruhen.
If you work in Agile projects and they consist of constant client requests (e.g., on a weekly basis), just assume how many FTEs of your people you may need in the future and make reservations. Thanks to that, you can understand the tentative workloads better.
Wenn Sie nicht wissen, wie lange das Projekt dauern wird, fragen Sie sich einfach:
- Ist es möglich, dass sie im nächsten Monat endet? Oder vielleicht in zwei Monaten?
- Für wie viele Monate haben wir einen Vertrag mit dem Kunden abgeschlossen, und wie hoch ist die Kündigungsfrist?
- Wie hoch ist das durchschnittliche Arbeitsaufkommen in den vorangegangenen Zeiträumen? Wie sieht mein Rückstand aus?
Don’t be afraid to ask yourself these questions and make assumptions. They will only get better and better with time. Thanks to software like Primetric, you can also get back to historical data after few months and, based on that, improve your future resource and cost estimates.
9. Vergessen Sie nicht die vorläufigen Projekte
Nur weil ein Projekt vorläufig ist, heißt das nicht, dass es nicht Teil Ihres Planungsprozesses werden sollte. Diese frühzeitigen Zuweisungen und Reservierungen helfen Ihnen, spätere Überbuchungen zu vermeiden, wenn ein Projekt dringend die Aufmerksamkeit eines Ihrer Spezialisten erfordert.
Ressourcenplanung für mehrere Projekte
Wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig durchführen, kann die Ressourcenplanung knifflig sein. Sie müssen herausfinden, wie viele Ressourcen für jedes Projekt benötigt werden, und dann sicherstellen, dass diese Ressourcen genau dann verfügbar sind, wenn sie gebraucht werden.
Wie verhält es sich im Vergleich zur Ressourcenplanung für ein einzelnes Projekt?
Anstelle eines einzelnen Teams müssen Sie wissen, wie die Kapazität im gesamten Unternehmen aussieht und die Abhängigkeiten zwischen der Ressourcennutzung in verschiedenen Projekten erkennen.
Im Folgenden schlage ich einige Tools vor, die dabei helfen können.
Projektfortschrittsbericht
Ressourcenplanungssoftware wie Primetric liefert detaillierte Berichte, die den Projektfortschritt und die Auslastung Ihrer Mitarbeiter anhand der erfassten Arbeitszeiten zeigen.
Dank dieser Berichte verlieren Sie nie den Überblick über den Fortschritt Ihrer Projekte.
Projektkalender mit Mitarbeiterauslastung
Ein solcher Kalender dient als einzige Quelle der Wahrheit für alle, vom Vertrieb und der PM/Lieferung bis hin zum Finanzteam und den Führungskräften. Ein Blick genügt, um zu wissen, was in Ihren Projekten vor sich geht, welche Mitarbeiter bald verfügbar sein werden, wer überbucht ist und welche freien Stellen Sie bald besetzen müssen.
Berichte über die Ressourcennutzung
Anstatt Ihre Ressourcen willkürlich zuzuweisen, sollten Sie die Rentabilität des Projekts berücksichtigen und die Projekte nach ihren Auswirkungen priorisieren. Eine Lösung, die Berichte über die Ressourcennutzung liefert, hilft Ihnen, eine Unter- oder Überzuteilung zu vermeiden, bevor Ihr Projekt beginnt, und hält Ihre Auslastungsrate in Schach.
Vergrößern / Verkleinern
Ein weiterer Vorteil von Software, die einen Kalender enthält, besteht darin, dass er in Personen und Projekte unterteilt ist. Sie können ihn nach Tagen, Wochen oder Monaten vergrößern und verkleinern, um die Kapazität einzelner Mitarbeiter zu sehen (um zu prüfen, wer mit Arbeit überlastet ist oder wer auf der Bank sitzt).
Benutzerdefinierte Berichte
Eine Softwarelösung mit integrierten Finanzberichten ist sehr hilfreich bei der Vorhersage von Projektrealisierungsraten, Ressourcenverfügbarkeit oder der Anzahl freier Stellen in den nächsten Monaten. Eine einfache Datenvisualisierung ist für eine datengestützte Entscheidungsfindung unerlässlich.
Dashboards
Einige Softwarelösungen umfassen eine Zeiterfassung, idealerweise mit wertvollen Dashboards, die vorausschauende Zeiterfassungsbögen zeigen. Damit können Sie sehen, an welchen Aufgaben die Mitarbeiter eines bestimmten Projekts arbeiten sollten. Vor allem aber können sie die von jedem Teammitglied erzeugten Kosten und Einnahmen anzeigen - pro Projekt, Kunde oder innerhalb eines bestimmten Zeitraums.
Einpacken
Die Verwaltung mehrerer Projekte ist schwierig, aber die richtige Softwarelösung kann dies dank der vielen Einblicke und des Zugriffs auf Echtzeitdaten wesentlich erleichtern.
Probieren Sie Primetric aus - ich kann Ihnen garantieren, dass Sie nie wieder zu Tabellenkalkulationen wechseln werden.
